Davčna knjiga zagotavlja prostor za beleženje informacij, pomembnih za davke, za lažje vodenje evidenc skozi vse leto. Vključuje lahko polja za dohodek, odbitke, plačila davčnim agencijam in druge podatke, ki so lahko pomembni za davčno računovodstvo. Uporaba glavne knjige lahko skrajša čas priprave davka in ustvari standardiziran zapis za uporabo v primeru revizije. Programska oprema Ledger je morda sposobna ustvariti poročila in povezati z drugimi računovodskimi programi za poenostavitev finančnega evidentiranja.
Tako kot druge knjige tudi davčna knjiga vsebuje vrsto stolpcev za informacije, ki se nanašajo na transakcije, in vrstice za beleženje vsake transakcije posebej. Zapisi lahko zabeležijo datum, znesek in naravo, skupaj z drugimi ustreznimi informacijami, kot je razvrstitev, ki jo je treba zabeležiti, kje bi bil odbitek v davčnem obračunu. Informacije za davčno knjigo je mogoče pridobiti neposredno iz prejemkov in računov ali iz programske opreme, kjer so shranjeni računovodski podatki.
Programska oprema je lahko izjemno uporabna za finančne zapise. Nekateri programi bodo komunicirali z bančnim računom za samodejno pridobivanje podatkov o transakcijah in jih morda lahko tudi razvrstijo na podlagi kategorij, dodeljenih starejšim transakcijam. Podatke v zvezi z davki je mogoče zbrati v ločeno davčno knjigo in jih sešteti v rednih poročilih. Ti lahko navajajo odbitke, plačila in druge pomembne informacije za udobje davkoplačevalca ali računovodje.
Na voljo so tudi knjige v tiskani obliki. Priporočljivo je, da si vzamete čas, da jih posodobite, da zagotovite, da bodo informacije čim bolj ažurne, in uporabite dosleden sistem za vnos informacij. To omogoča uporabnikom, da hitro preletijo svoje knjige, da zberejo potrebno gradivo, ko pripravljajo svoje davke. Davčni zavezanci lahko hranijo kopije skupaj z drugimi evidencami za referenco v primeru vprašanj ali težav z davčnimi napovedmi.
Poleg sledenja plačil, odbitkov in drugih informacij za osebne ali poslovne davke se lahko davčna knjiga uporablja tudi za sledenje prometnega davka. Podjetja so v mnogih regijah dolžna pobirati prometni davek in lahko vodijo ločeno knjigo za sledenje, saj je to lahko zelo zapleteno. Osebje lahko evidentira transakcije, ki so predmet prometnega davka, in zbrani znesek, tako da lahko to skupaj z zahtevano dokumentacijo predloži, ko zapadejo plačila prometnega davka. To lahko zmanjša tveganje, da boste zamudili plačilo ali vladi ne poslali pravilnega zneska.