Računovodska evidenca je vsaka vrsta elektronskega ali papirnega dokumenta, ki zagotavlja informacije o finančnem stanju posameznika ali subjekta. Zapisi te vrste se uporabljajo za ustvarjanje podrobnejših računovodskih zapisov, kot so knjige, dnevniki in druge vrste računovodskih knjig. Glavna funkcija teh dokumentov je ustvariti natančno zgodovino vseh finančnih transakcij, povezanih z danim časovnim obdobjem, vključno s prejetimi prihodki in izplačili za ustrezne odhodke. Poleg denarnega prometa te poslovne knjige omogočajo tudi ugotavljanje ravnotežja med sredstvi in obveznostmi.
V proces priprave in vodenja računovodskih knjig je vključenih več dokumentov. Računi, ki jih izda podjetje, so eden od temeljnih dokumentov, ki se beležijo in spremljajo v knjigah in dnevnikih. Računi omogočajo spremljanje potencialnih prihodkov, ki jih podjetje lahko razumno pričakuje. Z vnosom računov in zneskov računov v računovodske knjige je veliko lažje uporabiti čeke ali druge oblike plačil, ki jih stranke nakažejo ob prihodu in so pripravljene za polog na bančni račun.
Računi, ki se nanašajo na nakupe, ki jih opravi podjetje, so prav tako bistveni za vodenje točnih računovodskih knjig. Tako kot pri računih, ki jih izda podjetje, je treba tudi tiste, ki jih prejme, vpisati v evidenco obveznosti do računov, kar olajša določitev urnika za izdajo plačil za te račune. Ček ali način plačila, ki se uporablja za poravnavo salda na teh računih, se prav tako šteje za računovodsko evidenco in je običajno zabeležen v obveznostih do računov v povezavi z ustreznim računom.
Vse denarne transakcije, povezane z poslovanjem, se štejejo za eno ali drugačno knjigovodsko evidenco. Tako ročne kot elektronske kopije se hranijo v arhivu, kar olajša preverjanje vpisov v dnevnik in zagotavljanje pravilnega reda vseh evidenc. Če se upoštevajo splošno sprejeta računovodska načela, je veliko lažje pridobiti ustrezne evidence sredstev, evidence obveznosti in katero koli podskupino tistih evidenc, ki se nanašajo na kakršne koli obveznosti ali terjatve.
Vodenje točnih računovodskih knjig v neki obliki je pogosto potrebno za davčne namene. To velja tako za posameznike kot za podjetja. Nesprejemanje kopij bistvenih dokazil lahko pogosto povzroči težave, če se skliče davčna revizija, in lahko povzroči, da se nekateri odbitki zavrnejo zaradi pomanjkanja dokumentacije. Iz tega razloga mnogi posamezniki in podjetja uporabljajo računovodsko programsko opremo za vzdrževanje vseh vpisov v redu, hkrati pa hranijo kopije čekov, računov in drugih dokazil, ki podpirajo vpise v same računovodske knjige.