Administrativni stroški so stroški, ki ne vplivajo na določeno področje poslovanja, kot sta trženje ali proizvodnja. Pomembno je natančno načrtovati administrativne stroške, saj je upravljanje podjetja pogosto srce učinkovitega poslovanja. Za izračun administrativnih stroškov je nujno voditi dobro evidenco in upoštevati vse možne spremenljivke. Z dobrimi evidencami je izračun stroškov tako preprost kot seštevanje vsote potrdil.
Fiksni administrativni stroški so tisti, ki se običajno ne spreminjajo iz meseca v mesec. To lahko vključuje stvari, kot so telefonski računi, plača ali izdatki za zavarovanje. Čeprav se ti lahko občasno spreminjajo, na primer z najemom ali izgubo zaposlenega, ti stroški običajno ostanejo enaki iz meseca v mesec.
Spremenljivi stroški lahko vključujejo nekatere delno fiksne izdatke, kot so računi za plin ali elektriko. Čeprav se ti lahko nekoliko razlikujejo od meseca do meseca, bodo na splošno ostali blizu. Če želite pravilno obračunati delno fiksne stroške, poskusite ustvariti povprečne mesečne stroške tako, da seštejete leto stroškov in delite z 12. Tako boste dobili ustrezno predstavo o mesečnih ali četrtletnih stroških.
Potrebe po dobavi se lahko občasno spremenijo, kar povzroči razlike v upravnih stroških. Izračuni zalog lahko vključujejo predmete, kot so papir, toner ali poštni material, lahko pa vključujejo tudi večje nakupe, kot so novi računalniki, pisarniško pohištvo ali plin za službena vozila. Dobro vodenje evidenc je ključnega pomena za spremljanje stroškov in pravilnosti naročil dobave. Vodenje preproste datoteke preglednice, ki navaja vrsto nakupa, datum nakupa in stroške, bo olajšalo sestavljanje izdatkov za dobavo.
Veliko podjetij bo imelo nekaj diskrecijskih upravnih sredstev za določene namene. Ti lahko vključujejo sredstva za usposabljanje ali seminarje, praznične zabave, bonuse ali storitve za zaposlene, kot so prodajni avtomati. Skrbno določitev proračuna za diskrecijsko porabo lahko pomaga ohranjati skladnost izdatkov, hkrati pa zagotavlja najboljše priložnosti za delovno silo.
Podjetja lahko včasih v svoje administrativne stroške vključijo tudi zaščito pred slabimi plačili. Na žalost se skoraj vsako podjetje občasno znajde na strani ponarejenega čeka ali goljufive transakcije. V primerih, ko je pregon nepraktičen ali nemogoč, lahko slaba plačilna sredstva pomagajo preprečiti izkrivljanje marž dobička.
Ko se administrativni stroški natančno izračunajo in primerjajo z dobičkom, postane enostavno videti, kje je mogoče zmanjšati ali razširiti. Vedeti, ali je cenovno ugodno najeti drugega delavca, poiskati cenejše zaloge ali nadgraditi računalniške sisteme, je vse to mogoče razumeti na prvi pogled, če preučimo proračun in izdatke za administracijo. Strokovnjaki priporočajo, da bi bilo dobro sledenje administrativnih stroškov vsakodnevno opravilo, ki se redno spremlja in preverja za morebitne izboljšave.