Samodejno zaračunavanje je dejanje, pri katerem pride do izdajanja računov za blago in storitve brez ročne priprave računa. Številni tovrstni sistemi zaračunavanja zagotavljajo možnost ustvarjanja in pošiljanja elektronskih kopij računov strankam. Uporaba tovrstne programske opreme za obračunavanje omogoča učinkovitejše vodenje postopka izdajanja računov, s čimer prihranimo tako čas kot denar.
Obstaja več funkcij, ki so skupne programski opremi za avtomatsko obračunavanje. V večini primerov je programska oprema zasnovana tako, da omogoča ustvarjanje profilov strank, ki vsebujejo vse podatke, potrebne za natančno pripravo računa. Ti podatki bodo vključevali ime stranke, naslov za izstavitev računa, kontakt za obračunavanje in e-poštni naslov, če bo račun poslan elektronsko. V večini primerov bo program za avtomatsko obračunavanje zbiral podatke iz drugih virov, ki so povezani z uporabo strank, ali omogočal ročni vnos naročil, ko so izpolnjena. Postopki v sistemu zaračunavanja nato uporabijo ustrezne stopnje za vsako naročilo in ustvarijo račun.
Glede na to, kako je konfiguriran avtomatizirani sistem obračunavanja, se lahko račun natisne skupaj s spremljevalno ovojnico takoj po generiranju računa. Vendar pa je možno programsko opremo nastaviti tako, da se računi samodejno natisnejo ob določenem času dneva. Obstaja celo nekaj primerov programske opreme, ki bo stroje pozvala, da zložijo račun, ga vstavijo v vnaprej naslovljeno ovojnico in zapečatijo ovojnico. Ko se kot medij za dostavo uporablja e-pošta, lahko sistem pospeši dostavo takoj po generiranju računa ali upravlja postopek e-pošte ob določenem času dneva, kar lastnikom podjetij omogoča pregledovanje računov, preden so poslani.
Tovrstni elektronski sistemi zaračunavanja včasih vključujejo možnost prejemanja in uporabe plačil za neporavnane račune. E-poštni računi lahko na primer vsebujejo vdelano povezavo, ki stranki omogoča, da takoj izvede plačilo po prejemu in pregledu računa. Namesto da zahteva od posameznika, da prejme plačilo in ga ročno vnese v bazo terjatev, programska oprema prepozna plačilo, ga uporabi na ustrezni številki računa in ta znesek odšteje od stanja na računu stranke.
Samodejno zaračunavanje deluje zelo dobro v situacijah, ko ima stranka trajni nalog ali se ponavljajoča plačila, ki jih je treba zahtevati tedensko ali mesečno. S to aplikacijo je mogoče sistem konfigurirati tako, da samodejno generira stalne ali ponavljajoče se račune ustreznim strankam, s čimer se odpravi potreba, da bi en ali več zaposlenih preživeli ure za to ponavljajočo se nalogo. Končni rezultat je, da je osebje mogoče uporabiti za različne funkcije, kar omogoča, da je delovnik bolj produktiven in s tem stroškovno učinkovit.
Uporaba samodejnega obračunavanja je danes pogosta pri podjetjih vseh velikosti. Od uporabe te vrste programske opreme koristijo različnim vrstam podjetij, od telekomunikacij do spletnih maloprodajnih trgovin. S prihrankom časa in sredstev podjetja lahko podjetja ohranjajo nižje stroške in tako ostanejo bolj konkurenčna.