Prilagodljiva proračunska variacija je razlika med zneskom, ki ga podjetje namerava porabiti ali zaslužiti v določenem časovnem obdobju, in zneskom, ki ga dejansko porabi ali zasluži. Varianca ali razlika je lahko pozitivno število, kar pomeni, da stroški presegajo proračun ali prihodek preseže pričakovanja, ali negativno število, pri čemer so stroški nižji od pričakovanih ali pa je prihodek manjši od načrtovanega. Menedžerji in vlagatelji lahko uporabijo prilagodljivo odstopanje proračuna za merjenje uspešnosti ne le podjetja, ampak tudi različnih menedžerjev.
Kadar se dejanska uspešnost podjetja ali oddelka razlikuje od načrtovanega za mesec, četrtletje ali celo leto, merjenje fleksibilne variance proračuna pomaga pri nadzoru stroškov. Poskus uporabe standardov statičnega proračuna ne deluje, če se pričakovani stroški ali zaslužki razlikujejo, zaradi česar je nemogoče oceniti dobičkonosnost ali uspešnost podjetja. Brez natančnega načina merjenja uspešnosti vodstvo ne more vedeti, ali so potrebni popravki v podjetju ali ravnanju oddelka.
Da bi fleksibilno odstopanje proračuna delovalo, mora podjetje najprej imeti statični ali fiksni proračun. Statični proračun načrtuje določen znesek prihodkov in določen znesek odhodkov na podlagi napovedi vodstva tržnih razmer in poslovanja podjetja. Pri pregledu variance upravljavci ali vlagatelji še vedno uporabljajo enake fiksne vrednosti stroškov in dohodka, kot so bile določene v statičnem proračunu. Če so bile vrednosti stroškov ali dohodka spremenljive v statičnem proračunu, mora fleksibilni proračun uporabljati tudi spremenljive številke za te stroške ali vrednosti dohodka.
Razlike v dejanskih stroških ali zaslužkih podjetja v primerjavi s tistimi, ki so bili predvideni s statičnim proračunom, zagotavljajo dragocene informacije o uspešnosti. Na primer, zdi se, da podjetje zasluži več denarja s prodajo večjega števila enot v mesecu ali četrtletju, kot je bilo prvotno pričakovano v statičnem proračunu. Prilagodljivo odstopanje proračuna pa bi lahko pokazalo, da je bil znesek, zaslužen na enoto, nižji od predvidenega, kar bi lahko vodilo do tega, da bi podjetje zaradi večjega števila prodaj ustvarilo manj neto prihodkov.
Ocenjevanje uspešnosti posameznega menedžerja z uporabo prilagodljive variance proračuna deluje dobro le, če se za vrednotenje uporabljajo ustrezne informacije. Vse proračunske informacije, bodisi iz statičnih ali prilagodljivih proračunov, morajo biti v pristojnosti upravljavca, ki se ocenjuje. Višja kot je raven ali avtoriteta vodje v podjetju, več skupnih proračunskih variant podjetja je treba uporabiti za merjenje njegove uspešnosti.