Računovodski sistemi uporabljajo vrsto knjig in dnevnikov, da bi zabeležili in razvrstili različne transakcije, v katere se podjetje ukvarja. Vnosi v knjigi predstavljajo transakcije v teh knjigah, pri čemer jih računovodje običajno označujejo kot vknjižbe. Različne vrste vnosov v knjigi vključujejo tiste v podknjigah in dnevnikih. Vsaka od teh dveh kategorij ima različne knjige, ki vsebujejo določene transakcije za lažje sklicevanje pozneje. Računovodstvo z dvojnim vnosom zahteva tako obremenitev kot dobropis za vsak vnos.
Klasično računovodstvo ima dve zahtevi, ki jih morajo računovodje vedno upoštevati pri evidentiranju poslovnih transakcij v računovodske knjige. Prvič, breme in dobro morata biti v vsakem vnosu, da se uravnoteži računovodska enačba. Drugič, vknjižbe v knjigi morajo vedno povzročiti, da so sredstva enaka terjatvam do teh sredstev, ne glede na to, ali terjatve vložijo zunanje zainteresirane strani ali lastnik. Vsaka podknjiga in revija morata upoštevati ta pravila; v nasprotnem primeru bodo računovodske knjige neravnovesne. Poleg tega lahko pride do napak v knjigah zaradi neuravnoteženih vpisov, vnesenih v različne račune glavne knjige.
Glavna knjiga pogosto nosi priimek knjiga prvotnih vpisov. To pomeni, da se združeni podatki iz drugih podknjig in revij zberejo v glavno knjigo. Zato vsi vnosi v knjigi, ki vplivajo na podknjige in dnevnike, vplivajo tudi na glavno knjigo. Na primer, običajne podknjige vključujejo obveznosti do računov, terjatve, obračune plač in drugo. Vsaka od teh podknjig ima svojo skupino vnosov v knjigi, ki nosijo imena, ki predstavljajo podknjige, v katere so vpisani.
Dnevniki so kronološke knjige vpisov v računovodski sistem. Te revije imajo nekoliko omejeno uporabo; zadržijo le transakcije, ki se nanašajo na prodajo, nakupe in gotovinske prejemke, skupaj z gotovinskimi izplačili in splošnimi vnosi. Skratka, vsi vnosi v knjigi sodijo v enega od teh dnevnikov. Na primer, posledica nakupa zalog je bremenitev v dnevniku nakupov in dobropis v dnevniku izplačil gotovine. Drugi vnosi gredo v revije na podoben način, s čimer se ohranja ravnovesje poslovnih knjig podjetja.
Računovodje lahko beležijo vnose v glavni knjigi ves mesec v ustrezne dnevnike za vsako transakcijo. To zagotavlja, da so knjige vedno posodobljene in da se nobena transakcija ne zapiše v dnevnik. Različne vrste dnevniških vpisov niso pomembne – prodaje, nakupi, gotovinski prejemki ali izplačila –, če so točni in veljavni za računovodske knjige.