Pogodba o povračilu stroškov je posel med dvema strankama, da eni stranki povrneta stroške, prevzete v določenem podvigu. Pogodbe o povračilu so pogosto predmet posebnih pogojev, da bi bili upravičeni do odplačila. Podjetja se z zaposlenimi pogosto dogovorijo o povračilu stroškov, ki nastanejo pri delu, kot so kilometrina ali potni stroški na službenih potovanjih. Vlade včasih sklenejo sporazum o povračilu stroškov s ponudnikom storitev, kot je zdravnik, da zagotovijo potrebne storitve za državljane, ki ne morejo plačati običajnih pristojbin.
V poslu je pogodba o povračilu pogosto praktična alternativa preprosto izročitvi zaposlenemu določenega zneska denarja za stroške. Ker se stroški, kot so bencin, letalske vozovnice ali hotelske vozovnice, lahko razlikujejo od dneva do dneva, je običajno enostavneje, da se delodajalec strinja, da delavcu povrne stroške za vsako vrsto storitve, ne pa za določen znesek v dolarjih. Večina sporazumov o povračilu določa, kaj lahko in kaj ne predstavlja povračljivih stroškov; na primer, obroki so lahko kriti po dogovoru, vendar obisk nočnega kluba morda ni vključen. Nekateri sporazumi imajo omejitve stroškov; to je odvračanje zaposlenega od pretirane porabe preprosto zato, ker ve, da bodo stroški povrnjeni.
Pogodba o povračilu lahko od zaposlenega zahteva, da predloži račune, da prejme denar v zameno. To delodajalcu omogoča, da natančno vidi, kje je bil denar porabljen in ali izpolnjuje pogoje za vračilo. Nekatere pogodbe zaposlenim omogočajo preprosto vodenje osebnih evidenc, kot so dnevniki, o stroških, čeprav to povečuje možnost goljufij. Zahteva po potrdilih lahko računovodstvu pomaga lažje spremljati denarna vračila in je morda potrebna za davčne namene.
Druga pogosta vrsta pogodbe o povračilu stroškov v poslovanju je vračilo šolnine. Ti dogovori se pogosto uporabljajo, ko podjetje želi, da se zaposleni udeleži tečaja usposabljanja ali seminarja, da bi izboljšal svoje veščine za kasnejšo uporabo na delovnem mestu. Te pogodbe običajno določajo, da mora delavec dokončati tečaj, prejeti potrdilo ali predložiti kakšno drugo dokazilo o dokončanju, da bi prejel povračilo šolnine.
Vladni programi za ozaveščanje pogosto uporabljajo sporazume o povračilu stroškov z zasebnimi ponudniki storitev, da bi pomagali kvalificirati državljane. Na medicinskem področju se na primer pogosto zdi nepraktično, da bi vlada zaposlovala zdravnike in ustanavljala vladne bolnišnice, ko že obstaja uspešna zasebna industrija. Namesto tega lahko vlada vzpostavi program, v katerem zdravnik sprejme paciente z nizkimi dohodki po znižani stopnji stroškov za pacienta, v zameno za obljubo, da bo vlada povrnila preostale stroške.