Kot del postopka ob koncu finančnega leta morajo podjetja s fizičnimi sredstvi običajno opraviti popis sredstev. Namen popisa sredstev je fizično prešteti in dokumentirati lokacijo vseh sredstev, navedenih v računovodskem izkazu. Ta postopek se šteje za del priprav, ki se zahtevajo ob koncu leta, in je običajno načrtovan tri do štiri tedne pred dejanskim koncem leta.
Obstajajo štirje elementi, ki se običajno pojavijo pri popisu sredstev: pregled seznama sredstev iz finančnih evidenc, fizični pregled vsakega sredstva, ugotavljanje, ali je treba vrednotenje spremeniti, in dodajanje novih sredstev. Ta postopek je lahko preprost ali zapleten, odvisno od števila sredstev in njihove relativne lokacije. Pomembno je omeniti, da lahko ta popis opravi notranje osebje ali tretja oseba. Najpomembnejši del tega popisa je zagotoviti, da je vsak predmet fizično pregledan.
Prvi korak pri popisu sredstev je pregled seznama sredstev, ki so bila vključena v računovodske izkaze iz prejšnjega leta. S seznama je treba odstraniti vse predmete, ki so bili med letom odstranjeni ali razstavljeni. Datoteki je treba dodati kopijo navodil in vrednotenja predmeta v tej fazi.
Naslednji korak je organiziranje sredstev po fizični lokaciji v pripravi na inšpekcijski pregled. Za pripravo je treba organizirati popis inventarja. Vsakemu artiklu je treba izdati edinstveno številko in način, ki označuje, da je bil predmet vključen v inventar. Nekatera podjetja uporabljajo nalepke, druga pa za posodabljanje zapisov uporabljajo sistem skeniranja črtne kode.
Med popisom sredstev je običajno treba preveriti dve postavki: obstoj predmeta na navedeni lokaciji in stanje predmeta. Na primer, če je predmet pokvarjen ali v slabem stanju, ga je treba navesti na seznamu inventarja. To lahko povzroči znižanje vrednosti predmeta.
Vsa nova sredstva, ki so bila kupljena ali pridobljena med letom, je treba dodati na popis sredstev. Podrobnosti, ki jih je treba vključiti, so klasifikacija sredstev, opis, lokacija in vrednotenje. Vse predmete, ki so kupljeni, vendar še niso v prostorih, je mogoče izključiti s seznama sredstev, če njihova vrednost ni vključena v vrednotenje sredstev v računovodskih izkazih.