Elektronski račun je dokazilo o nakupu ali dostavi, ki se pošlje elektronsko. Prejemnik lahko ta dokument uporablja kot potrdilo na papirju pri menjavah, vračilih ali sporih s pošiljateljem. Elektronski računi so uporabni tudi za dejavnosti, kot je uveljavljanje odbitkov od davkov. Običajno jih je mogoče natisniti, če je potrebna tiskana kopija.
Elektronski račun vključuje edinstveno identifikacijsko kodo za sklicevanje na naročilo, skupaj s podroben opis. Zabeležila bo kontaktne podatke pošiljatelja in prejemnika, način plačila in vse druge pomembne podrobnosti. Ta dokument ima lahko tudi elektronski podpis in lahko vključuje informacije o tem, kako izvesti vračila in zamenjave.
Številna elektronska potrdila se pošiljajo po e-pošti, lahko pa jih pošljemo tudi na mobilni telefon prek sistema za besedilna sporočila. Morda bo mogoče tudi prenesti kopije, če se potrdilo izgubi ali nikoli ne prispe. Prejemnik se lahko prijavi na spletno mesto trgovca in preveri zapise o svojih transakcijah, da najde elektronski račun, ki ga potrebuje. Pri nekaterih transakcijah v spletu se lahko potrdilo naloži v brskalnik, ko je transakcija končana, uporabnik pa ga bo moral natisniti ali zabeležiti potrditveno kodo za nadaljnjo uporabo.
Nekatera računovodska programska oprema bo povezana z elektronskimi prejemki in integrirala podatke o prejemu v računovodske evidence stranke. Programska oprema lahko vnese podatke v uporabniško knjigo, razvrsti vrsto nakupa in samodejno prilagodi novo tekoče stanje. Kupci lahko tudi popravijo podatke, če so napačni; programska oprema lahko na primer napačno razvrsti nakup ali prenese elektronski račun, ki je pozneje spremenjen in zabeleži napačen znesek.
Spletni računi lahko dokumentirajo nakupe in nudijo informacije o tem, kako in kdaj je bil nakup opravljen. Prav tako potrdijo naročilo in lahko zagotovijo mehanizem za njegovo popravljanje, če je napačno, čeprav se običajno to zgodi v zelo ozkem oknu. Računi se lahko samodejno ustvarijo tudi v času dostave. Pošiljatelji lahko pošiljateljem in prejemnikom pošiljajo e-pošto, tako da vedo, kdaj prispe paket, v sporu glede dostave pa bo morda potrebno elektronsko potrdilo.
Uporaba elektronskih potrdil je lahko okolju prijaznejša in lahko tudi olajša računovodstvo. Uporabnik lahko hrani kopije v računovodskem programu, povezuje vpise v dnevnik s posebnimi prejemki in na zahtevo zagotavlja prejemke v priročni elektronski obliki. Če potrošnik načrtuje nakupe dokumentov o prejemu davkov, je pomembno zagotoviti, da bodo dostopni v prihodnosti, in je lahko dobra ideja, da kopije shranite v mapo na trdem disku.