Dolžina, v kateri morate hraniti gotovinski račun, je običajno odvisna od predmeta ali predmetov na računu in namena tega potrdila. Račune za manjše nakupe, ki jih na primer ne nameravate uporabiti za davčne olajšave, je treba običajno hraniti, dokler niste prepričani, da artiklov na računu ne boste vrnili. Če pa imate račune za večje nakupe, jih boste morda želeli obdržati dlje, še posebej, če so izdelki v garanciji. Če imate gotovinski račun s predmeti, ki jih boste uporabili ali ste jih uporabili za davčno olajšavo, jih morate običajno hraniti do šest ali sedem let.
Gotovinski račun je običajno potrdilo o predmetu ali predmetih, ki so bili plačani z gotovino, ne pa ček ali kreditna kartica. Čas, v katerem morate hraniti tovrstno potrdilo, je pogosto odvisno od elementov na računu in razlogov, ki jih morda imate, da ga želite obdržati. Če imate na računu le manjše nakupe, kot so predmeti pod 100 USD (USD), potem morate običajno potrdilo hraniti le do izteka roka za vračilo teh artiklov ali dokler jih ne porabite. Gotovinski račun za živila, na primer, je treba hraniti le, dokler ne porabite živil.
Če imate gotovinski račun z večjimi nakupi, kot je račun za elektronsko opremo, ki stane več kot 100 USD, ga lahko obdržite za čas trajanja garancije za ta izdelek. To vam omogoča, da dokažete, da ste kupili izdelek ali predmete, čeprav to ni vedno potrebno za garancije za vse izdelke. Kot dokazilo o nakupu lahko uporabite tudi gotovinski račun, če morate izdelek vrniti v roku za vračila podjetja, pri katerem ste ga kupili.
Gotovinski račun z enim ali več predmeti, ki jih uporabljate kot odbitek za davke, je treba običajno hraniti dlje od garancijskega obdobja. V večini primerov v ZDA vas lahko revizija Internet Revenue Service (IRS) opravi do tri leta po vložitvi davkov, čeprav lahko nekatere situacije dovolijo revizijo v šestih letih. To pomeni, da morate v primeru revizije hraniti gotovinski prejemek za vse predmete, ki jih zahtevate kot davčno olajšavo, do šest ali sedem let.