Pisanje pisma o izterjavi dolgov vključuje pripravo poslovnega pisma, ki jasno opredeljuje njegov namen in se drži zakonov vaše jurisdikcije o praksah izterjave. Običajno boste morali vključiti informacije o dolgu, ki ga poskušate izterjati, in znesku, ki zapade v plačilo. V nekaterih državah boste morda morali vključiti tudi jezik, ki daje dolžniku 30 dni za izpodbijanje veljavnosti dolga in slediti standardni obliki pisma o izterjavi dolgov. Medtem ko so izterjevalci dolgov lahko trdni, ima večina jurisdikcij zakone proti uporabi laži, groženj in taktik prestraševanja pri izterjavi dolgov. Pravzaprav je morda dobro, če začnete z nežnejšim pristopom k izterjavi dolga in postopoma sledite trdnejšim zahtevam za plačilo.
Ko morate napisati pismo o izterjavi dolgov, je vaš prvi korak morda učenje zakonov o izterjavi na vašem območju. Morda boste morali napisati pismo v določeni obliki ali se izogniti določenim vrstam izjav v postopkih sodnih zbiranj. Ponekod boste morda morali navesti, da je namen pisma izterjati dolg, ali se izrecno opredeliti kot izterjevalec dolgov. Prav tako boste morda morali prejemnika pisma obvestiti, da boste pri izterjavi dolga uporabili katero koli informacijo, ki jo pridobite.
Običajno morate datirati pismo o izterjavi dolgov, nekatere jurisdikcije pa lahko zahtevajo, da navedete, da ima prejemnik 30 dni, da izpodbija veljavnost dolga. Morda boste morali navesti tudi svoj poslovni naslov in kontaktne podatke. Če se naslov, na katerega želite prejemati plačila, razlikuje od fizičnega naslova vašega podjetja, boste morda morali navesti tudi fizični naslov.
Telo vašega pisma o izterjavi dolgov mora biti jasno in lahko razumljivo. Običajno boste morali identificirati dolg, ki ga poskušate izterjati, in znesek, ki zapade v plačilo. Če izterjate dolg za drugo podjetje, boste morda morali identificirati tudi to podjetje. Pismo o izterjavi dolga mora vsebovati samo resnične podatke. Večina krajev ima zakone proti uporabi laži za izterjavo dolgov, enako velja za grožnje in taktike prestraševanja.
Začetno pismo o izterjavi dolgov pogosto služi kot nežen opomnik, da se dolguje denar. V nekaterih primerih lahko dolžnik pozabi plačati račun ali doživi začasne finančne težave. V takem primeru ga lahko spodbudi k hitrejšemu plačilu, če začne pisne postopke zbiranja na prijazen način. Če to ne deluje, boste morda morali poslati pisma, ki imajo postopoma močnejši ton.