Kapitalske rezerve so sredstva, ki so namenjena za uporabo pri določenih projektih, ki predstavljajo dolgoročno kapitalsko naložbo ali pa so lahko v prihodnosti povezani s kakšnim kapitalskim odhodkom. Nič nenavadnega ni, da lokalne in nacionalne vlade ustvarijo tovrstne rezerve kot sredstvo za postopno zbiranje sredstev za pričakovane prihodnje potrebe. Kapitalsko rezervo lahko ustanovi tudi podjetje katere koli velikosti in se uporablja za tekoče projekte ali kot sredstvo za pripravo na kakšen prihodnji projekt.
Glavna ideja sklada kapitalskih rezerv je odlaganje sredstev, ki so zunaj običajnega proračuna za poslovanje, in se lahko uporabijo za izravnavo stroškov s projekti, ki jih je treba financirati vsaj delno izven operativnega proračuna. Na primer, občina bo morda želela zgraditi novo mestno hišo. Če v proračunu niso predvidena sredstva za začetek priprav na to dejavnost, se lahko izkupiček kapitalske rezerve umakne za pokritje stroškov priprave zemljišča za novo stavbo, izdelave načrtov in nasploh priprave na gradnjo. gradnjo novega objekta. Glede na višino sredstev sklada kapitalskih rezerv in predpisov, ki urejajo izplačila iz tega sklada, je mogoče iz rezerve financirati celoten gradbeni projekt.
Podjetja lahko kapitalsko rezervo uporabljajo na približno enak način. Rezervni sklad se lahko poveča več let, običajno s prenosom presežnih dobičkov, ki se občasno ustvarijo, v sklad. V primeru, da se podjetje želi razširiti, po možnosti z odprtjem novega prodajnega mesta ali izgradnjo novega proizvodnega obrata, se sredstva, ki jih vsebuje kapitalska rezerva, lahko uporabijo za zagon teh projektov. Uporaba rezerv omogoča podjetju, da obvladuje proces brez pridobivanja zunanjega financiranja in tako odpravlja potrebo po odplačevanju obresti na posojila ali kreditne linije za uspešno dokončanje projekta širitve.
Morebitna sredstva, ki so vložena v kapitalsko rezervo, morajo biti evidentirana v finančni evidenci občine oziroma podjetja. Za občine to pomeni ugotavljanje izvora vseh sredstev, deponiranih v rezerve, vključno z doniranimi sredstvi in sredstvi, pridobljenimi z državnimi subvencijami. Podjetja morajo tudi natančno obračunati izvor vseh sredstev, dodeljenih kapitalski rezervi. V mnogih državah zakoni urejajo, kako je treba upravljati kapitalsko rezervo, in zagotavljajo osnovni okvir za to, kako bo državni subjekt ali podjetje strukturiralo in vzdrževalo rezervo, vključno s tem, kako so sredstva namenjena za posebne vrste kapitalskih stroškov.