Gotovinsko računovodstvo je posebna metoda računovodstva, ki se uporablja v bilancah stanja nekaterih podjetij. Gotovinsko računovodstvo se pogosto šteje za najpreprostejši način računovodstva. Je alternativa računovodstvu na podlagi nastanka poslovnega dogodka.
Običajno je v poslovanju delo opravljeno in/ali blago prodano pred prejemom plačila. Na primer, posameznik lahko opravlja pogodbeno delo, opravlja storitev. Običajno ni plačan pred opravljanjem službe, ampak je plačan po urniku, ki ga določajo pogoji zaposlitve.
Po sistemu gotovinskega računovodstva posameznik ali podjetje ne beleži dohodka, dokler dejansko ne prejme plačila. To pomeni, da če oseba proda 100 pripomočkov ali opravi 10 ur dela, denar, ki mu je dolžan za pripomočke, in delo ni navedeno kot dohodek v bilanci stanja, niti se v tej fazi ne šteje za obdavčljivi dohodek za davčne namene. Namesto tega je denar naveden kot terjatev.
Ko je plačilo dejansko prejeto, se denar obračuna. Tako mesečni, letni in četrtletni prihodki temeljijo le na dejanskih prejetih plačilih. Ko oseba ali podjetje vloži dohodnino, zaprosi za posojilo ali opravlja katero koli drugo dejavnost, ki zahteva, da dokaže svoj dohodek, nato prijavi samo dohodek, ki ga je dejansko zaslužil.
Obstaja več prednosti gotovinskega računovodstva. Prvič, lahko je enostavneje, ker čakajočih plačil ni treba izračunati skupaj z obrestmi. Pri računovodstvu na podlagi nastanka poslovnih dogodkov, ki je glavna alternativa, se denar šteje kot zasluženi dohodek takoj, ko je zaslužen. Zaradi tega je težje spremljati, koliko dejanskega oprijemljivega denarja je oseba prejela.
Poleg tega se pri računovodstvu na podlagi nastanka poslovnih dogodkov denar v bistvu šteje, preden je plačan. To lahko povzroči težave, če ne plačate v celoti. Če na primer posameznik za delo, ki ga opravlja, uporablja sistem obračunskega računovodstva in svoja plačila dohodnine temelji na denarju, ki ga pričakuje, da bo prejel, bi lahko njegove davčne izračune zavrgli, če mu stranka dolgovanega denarja ne izplača v celoti.
Poleg tega, da se dohodek šteje samo ob prejemu, se odhodki odštejejo tudi, ko so plačani. Čeprav lahko oseba ali podjetje ve, da je najemnina zapadla ali da bo treba opraviti nakup, strošek ni naveden v bilanci stanja, dokler denar dejansko ne izgine. To omogoča obračun vseh opredmetenih likvidnih sredstev v realnem času. Zaradi preprostosti gotovinskega računovodstva je pogosto najboljša metoda za mala podjetja.