Preglednice so uporabne za sledenje stroškov na več ravneh. Njihova struktura stolpcev in vrstic omogoča enostavno tiskanje in izmenjavo med zainteresiranimi stranmi. Za pridobitev najboljše preglednice stroškov mora uporabnik najprej opredeliti namen lista in želene rezultate njegove uporabe. Upoštevati je treba tudi raven usposobljenosti vseh uporabnikov. Cena in razpoložljivost zaokrožujeta končna merila za najboljšo preglednico stroškov.
Za sledenje domačih stroškov so v trgovinah s pisarniškim materialom na voljo tablice, sestavljene iz 25 ali 50 izvodov preglednice dnevnih stroškov. Ti obrazci zagotavljajo prostore za sledenje obrokov, prevoženih kilometrov, nakupov plina in drugih stroškov. S skrbno uporabo teh obrazcev lahko uporabniki natančno analizirajo stroške v dnevnih, tedenskih ali drugih relevantnih obdobjih. Obrazci so poceni, enostavni za uporabo kjer koli in jasno sporočajo rezultate.
Računalniške različice papirne preglednice so na voljo v številnih vrstah programske opreme za upravljanje računov za domačo in pisarniško uporabo. Ti programi imajo podprograme, ki upravljajo enake stroške, vendar dodajajo kategorije, kot so tečaji usposabljanja ali uniforme. Omreženi uporabniki lahko izpolnijo obrazce na spletu, rezultati pa se združijo v korporativni računovodski sistem. V ali brez povezave mora biti preglednica stroškov jasna in nedvoumna. Bolj izpopolnjeni programi imajo rutine za preverjanje napak, ki filtrirajo uporabnikov vnos in omejujejo napake.
Računovodski programi na ravni podjetij pogosto spregledajo potrebo po nadzoru projektov na srednjih vodstvenih ravneh. Dobri programi ponujajo module, ki zlahka zbirajo podatke na ravni projekta, jih predstavijo srednjemu vodstvu in zvijejo vrednosti v računovodske module. Najboljši programi dejansko ločujejo vodenje projekta od korporativnega računovodstva, kar daje vodjem projektov ali oddelkov možnost, da odobrijo in predložijo stroške na raven podjetja.
Med komercialnimi programskimi paketi in komercialnimi obrazci so obrazci in programi, ki jih je razvil uporabnik, in uporabljajo komercialne aplikacije za preglednice. Na spletu je na voljo veliko predlog, ki jih lahko uporabnik prilagodi. Preglednice stroškov se lahko kombinirajo, da se zagotovi vnos v drug program.
Številne preglednice stroškov se ne izvajajo učinkovito, ker je preveč zapletena. Nagrada preprostih preglednic, dokler so zbrane ključne informacije, je večja skladnost in natančnost. Da bi preprečila zlorabo, podjetja pogosto zbirajo različne informacije, ki dejansko niso pregledane ali uporabne.
Otroke je mogoče naučiti, da spremljajo svoja oblačila ali stroške za zabavo, da se pripravijo na bolj zapletene naloge finančnega upravljanja. Dohodek je običajno fiksen za družino, odhodkovna stran proračuna pa je pogosto edini element, ki ga je mogoče upravljati. Otroci lahko oblikujejo svojo preglednico stroškov na preprostem, črtanem papirju in naredijo prvi korak k finančni neodvisnosti.