Dnevnik gotovinskih prejemkov je poseben zapis, ki ga uporabljajo v računovodstvu, običajno pri trgovcih na drobno. Vključuje beleženje podrobnosti prodaje na poseben način. Po drugi strani pa dnevnik gotovinskih prejemkov zbira ustrezne informacije na način, ki olajša skupno prepisovanje na tradicionalne račune z dvojnim vnosom.
Večina računovodskih izkazov podjetja je pripravljena na podlagi dvojne postavke. To deluje okoli koncepta, da je vsaka transakcija izmenjava in tako vpliva na celotno bogastvo podjetja na dva načina. Na primer, ko trgovec na drobno proda knjigo, se njegovo stanje gotovine poveča za nakupno ceno, medtem ko se vrednost celotne zaloge zmanjša.
Da bi to upoštevali, je vsaka transakcija navedena v dveh ločenih stolpcih v računih. En element transakcije je naveden kot breme, drugi pa kot dobropis. To opravlja tudi administrativno funkcijo, saj bi morale biti vsote za obremenitveni in kreditni stolpci v katerem koli časovnem obdobju enake. Če se ne ujemata, je običajna razlaga, da je bila storjena napaka na seznamu ali matematična napaka. Redno preverjanje na ta način lahko ujame napake in jih lažje najde, kot če bi jih pustili do konca celotnega obračunskega obdobja.
Glavna pomanjkljivost računovodstva z dvojnim vnosom je, da je lahko prezapleteno za vsakodnevno izvajanje, zlasti pri postavitvah, kjer je računovodja specialist, ki ni pri roki za dejansko maloprodajno stran poslovanja. To je lahko v primeru malega podjetja, kjer lastnik uporablja zunanjega računovodjo, ali pri velikem podjetju, kjer računovodja dela iz centrale podjetja z več prodajnimi mesti.
Rešitev tega problema je vrsta dokumentov, znanih kot knjige prvotnega vpisa ali knjige prvotnega vpisa. To so dokumenti, s katerimi lahko prvič enostavno zabeležite finančne podatke, na primer vodja trgovine ob koncu vsakega dneva, ki dela od do prejema. Primeri vključujejo knjige, ki obravnavajo bančne transakcije, in nakupe pri dobaviteljih.
Ena od teh glavnih knjig je dnevnik prejemkov. To zajema vsako prodajno transakcijo, ki je na gotovinski osnovi. V tem kontekstu gotovina pomeni, da je plačilo takojšnje in ne na kredit; lahko zajema plačila v fizičnih kovancih, debetnih ali kreditnih karticah in čekih. Poleg navajanja podrobnosti o vsaki transakciji bo dnevnik gotovinskih prejemkov navedel tudi podrobnosti, kot so popusti, dani stranki glede na standardno maloprodajno ceno. To je lahko pomembno, saj bodo podjetja pogosto ovrednotila svoje obstoječe zaloge na podlagi pričakovane končne prodajne cene in ta ocena bo predpostavljala, da bo prejela celotno maloprodajno ceno.