Znani tudi kot predplačila, vnaprej plačani stroški so stroški, plačani pred časom in koristijo podjetju za več kot eno obračunsko časovno obdobje. V podjetju so vnaprej plačani stroški del niza prilagoditev, znanih kot odlog. Računi običajno upravljajo predplačila in druge odloge s prilagoditvijo stroškov na koncu obračunskega intervala. Najemnina, zavarovanje in zaloge so tipični predplačniški računi.
Ko je odhodek prvič plačan vnaprej, ga računovodja evidentira kot povečanje konta sredstev, ki predstavlja prihodnjo korist ali storitev predplačila. Sredstva na računu sredstev potečejo s časom ali z uporabo. Na primer, najemnina in zavarovanje potečeta zaradi minevanja časa, medtem ko se zaloge zmanjšujejo z uporabo. Odštevanje dnevnega poteka teh stroškov bi bilo dolgočasno in zamudno, zato se računovodje običajno pri pripravi zaključnih računovodskih izkazov prilagajajo vnaprej plačanim stroškom.
Pri pripravi na zaprtje računov ima prilagoditev vpisov za vnaprej plačane stroške dva namena. Prvič, prilagoditev prikazuje znesek sredstev, ki je potekel v tekočem obračunskem obdobju. Drugič, prilagoditev prikazuje preostalo stanje predplačanih sredstev.
Pred popravkom so predplačana sredstva višja od dejanskega stanja in odhodki so nižji. Računovodje to neskladje prilagodijo tako, da povečajo stroške in zmanjšajo sredstva za znesek, ki je potekel v tekočem obračunskem intervalu. Kako se izračuna pretečeni znesek, je odvisno od več spremenljivk, vključno z dolžino časovnega obdobja in vrsto vnaprej plačanih stroškov.
Zaloge – kot so ovojnice, papir in kartuše za tiskalnik – se evidentirajo kot vnaprej plačani stroški, dodani na račun sredstev, ko so pridobljeni. Med poslovanjem se zaloge porabijo in nato popišejo na koncu obračunskega intervala. Ocenjena razlika v stroških dobave od začetka do konca časovnega obdobja se prilagodi kot pretečeno sredstvo in odhodek.
Zavarovanje, ki ga je treba plačati vnaprej, ščiti podjetje pred finančno izgubo zaradi kraje, požara ali podobnih dogodkov. Računi evidentirajo začetna predplačila zavarovanja kot povečanje sredstev in nato odštejejo stroške, ki nastanejo v obračunskem intervalu. Odbitni znesek je odvisen od premije zavarovalnice za časovno obdobje. Računovodje na podoben način evidentirajo stroške najemnine.
Prenosni prihodki so predplačila, ki jih družbi plača druga organizacija. Te se tudi prilagodijo ob koncu obračunskih časovnih obdobij, vendar se sredstva začnejo kot odbitek sredstev in se dodajajo nazaj kot popravki. Ti vnaprej plačani stroški so vredni več s časom ali z uporabo s strani organizacije, ki plača vnaprej.