Izjava pooblaščenca je dokument, ki ga pripravi korporacija, ki izdaja delnice. Dokument običajno vključuje informacije o zadevah, s katerimi se sooča družba, o katerih morajo glasovati delničarji, pa tudi pomembne podatke o funkcionarjih družbe in trenutni strukturi upravnega odbora. Izjava deluje kot sredstvo obveščanja in pooblaščanja delničarjev ali tistih, ki jih delničarji določijo, da delujejo v njihovem imenu, da sodelujejo v vseh postopkih glasovanja, ki bi lahko bili potrebni v skladu z ustanovnimi dokumenti družbe.
V večini primerov bo proxy izjava vedno vključevala štiri ključne informacije. Prvi vključuje identifikacijo trenutnega seznama izvršnih direktorjev, povezanih s korporacijo. Medtem ko se obseg vključenih podrobnosti o vsakem uradniku razlikuje, bo večina vključevala naziv izvršilnega organa in nekaj informacij o izkušnjah in izobrazbi uradnika.
Izjava pooblaščenca delničarjem zagotavlja tudi informacije v zvezi z odškodnino izvršnega direktorja. To omogoča delničarjem, da se zavedajo, kako so uradniki plačani za njihov trud. Pri nekaterih korporacijah lahko struktura zahteva, da delničarji glasujejo o kakršnih koli predlaganih zvišanjih prejemkov ali plač, povezanih z uradniki družbe, zaradi česar je ta vrsta informacij zelo pomembna pri razmišljanju o tem, kako glasovati o teh predlaganih povečanjih.
Podatki o sestavi revizijske komisije, ki deluje, so vključeni tudi v pooblastilo. To omogoča delničarjem, da vedo, kdo ocenjuje finančno obdelavo korporacije in dela za zaščito interesov vseh, ki so na nek način povezani s podjetjem. Tako kot pri količini podrobnosti o izvršilnih uradnikih lahko tudi ta del izjave vključuje informacije o poverilnicah vsakega posameznika, ki dela v revizijski komisiji.
Četrta vrsta informacij, ki je običajno vključena v pooblastilo, je struktura nadomestil za člane upravnega odbora. Tako kot izvršni uradniki ni nič nenavadnega, da imajo delničarji glasove in glasove, ko gre za zvišanje plač ali spremembe ugodnosti za tiste, ki so trenutno v upravi. V primerih, ko je treba izvoliti novega člana uprave, bodo podrobnosti vključevale osnovne informacije o obravnavanih kandidatih, kar bo delničarjem omogočilo, da določijo, kateri kandidat jim je ljubši.
V Združenih državah mora biti izdajanje pooblastil v skladu s predpisi, ki jih je sprejela Komisija za vrednostne papirje in borzo ali SEC. Druge države po svetu prav tako strukturirajo predpise glede narave in strukture tovrstnih izjav. V vsakem primeru je namen zagotoviti, da so delničarji obveščeni o zadevah, ki vplivajo na integriteto njihovih naložb, in jim omogočiti, da te informacije prejmejo pravočasno, preden so pozvani k razpravi ali glasovanju o vprašanjih, s katerimi se sooča družba.