Zunajbilančno stanje je način spremljanja sredstva ali dolga, ne da bi ga vključili v glavni računovodski sistem. Večina podjetij ima dva načina upravljanja sredstev in dolgov, znana kot bilančno in zunajbilančno stanje, včasih pa tudi knjigovodsko in zunajknjižno računovodstvo. Bilančna sredstva in dolgovi so standardne transakcije, ki jih ima družba v lasti in za katere je neposredno odgovorna, medtem ko so zunajbilančne transakcije za okoliščine, ko podjetje nima neposrednega lastništva denarja. Ta izraz je tudi običajen način opisovanja nezakonitih računovodskih praks.
Največja razlika med bilančnimi in zunajbilančnimi sredstvi oziroma dolgovi je lastništvo. Ko sredstvo ali dolg pripada podjetju, lahko podjetje z denarjem naredi skoraj vse, kar hoče, na primer unovči sredstva in porabi denar, ponovno vloži v svoje podjetje ali razproda dolgove drugim institucijam. Če denar ne pripada podjetju, ne more storiti ničesar brez soglasja lastnika.
Pogoste uporabe
Večina podjetij uporablja skoraj izključno knjižni sistem. Mesta, kot so maloprodajne trgovine in restavracije, nimajo skupne potrebe po zunajknjižnem računovodstvu; edini kraji, kjer je praksa običajna, so finančne institucije in borznoposredniške družbe. Ta podjetja pogosto hranijo denar in sredstva za druge stranke in čeprav so ta sredstva v sistemu podjetja, dejansko ne pripadajo podjetju.
Čeprav številne banke uporabljajo zunajbilančni sistem, ta ni potreben za vsako bančno transakcijo. Na primer, ko oseba da denar banki, je to del pogodbe, ki jo je sklenil, ko je odprl račun. Denar, ki ga ima banka, dejansko pripada osebi in ga lahko uporablja, kot želi. Ko oseba dobi denar na banki, dejansko dobi svoj denar, ki mu ga vrnejo, kar pomeni, da se transakcija dejansko šteje za del sistema knjigovodstva. Posledično se večina institucijskega računovodstva vodi z bilanco stanja.
Transakcija je navedena na zunajbilančni evidenci le, če institucija, ki ima denar, nima nadzora izven neposredne pogodbene koristi. Ta situacija se dejansko pojavi le v nekaj primerih in večina jih vključuje držanje denarja v zaupanju. Na primer, če ima borznoposredniška hiša majhen znesek vlagateljevega denarja kot zavarovanje proti padcu na borzi, ta denar dejansko ne pripada podjetju, dokler ga ne vzame za kritje izgube. Do takrat je denar na računih borznoposredniške hiše, vendar ga podjetje ne more uporabiti.
Snemanje nedovoljenih transakcij
Izvenbilančna evidenca je tudi pogosta metoda opisovanja nezakonitih transakcij. Te transakcije potekajo izven uradnih poslovnih knjig podjetja. Ne glede na njegov izvor je treba obračunati vsak denar, ki pride ali odide. V preteklosti je to privedlo do prakse uporabe dveh računovodskih knjig, ene uradne in druge ne, kar je ustvarilo sistem za vknjižbo in izven knjigovodstva.