Zaposleni prejme povračilo fleksibilnega potrošniškega računa (FSA) prek računa stroškov, ki ga sponzorira delodajalec. Za prejem povračila mora oseba v skladu s pravili US Internal Revenue Service (IRS) imeti obračunane stroške kvalificirane zdravstvene ali odvisne oskrbe. Na splošno delodajalci ponujajo dve vrsti prilagodljivih računov porabe, zaposleni pa se morajo vpisati v kateri koli program, da prejmejo kritje v katerem koli letu. Delavec lahko pridobi povračilo FSA tako, da delodajalcu predloži pisno dokazilo o plačanih stroških.
Za izpolnjevanje pogojev za povračilo stroškov FSA se mora zaposleni »izvoliti« letno za sodelovanje v FSA, ki ga sponzorira delodajalec. FSA, ki je del večine paketov ugodnosti, ki jih vsako leto ponujajo nekatera podjetja, je račun stroškov, ki zaposlenemu omogoča, da brez obdavčitve odloži določen znesek denarja. Sredstva za FSA se običajno odštejejo od plače zaposlenega. Možnosti zdravstvene oskrbe in odvisne oskrbe sta dve vrsti FSA.
Račun fleksibilne porabe zdravstvenega varstva se lahko uporablja za plačilo doplačil za zdravstveno zavarovanje in zdravil na recept med drugimi stroški. FSA za vzdrževano nego se lahko na primer uporabi za stroške oskrbe otrok ali starejših. Najvišji zneski računa stroškov se lahko razlikujejo glede na delodajalca, vrsto FSA in načrtovano leto. Vsa denarna sredstva, vložena v FSA, je treba porabiti do konca leta, sicer bodo zasežena, kar se imenuje tudi pravilo »uporabi ali izgubi«.
Poleg doplačil in zdravil na recept, zdravstveni stroški, ki so upravičeni do povračila FSA, vključujejo franšize za zavarovanje, stroške zobozdravstva in vida ter psihiatrične in kiropraktične storitve. Stroški, ki so upravičeni v okviru vzdrževane oskrbe FSA, vključujejo dnevno varstvo ali druge storitve za otroke, mlajše od 13 let. Drugi dovoljeni stroški vključujejo stroške za invalidne ali bolne vzdrževane osebe, ki ne morejo skrbeti zase. Kvalificirana oseba mora biti tudi na domu zaposlenega najmanj osem ur na dan.
Zaposleni mora delodajalcu vložiti zahtevek za prejem FSA povračila za zdravstvene stroške ali stroške vzdrževanja. Za pridobitev povračila FSA v okviru možnosti zdravstvenega varstva mora zaposleni predložiti pisno izjavo tretje osebe, iz katere je razviden znesek stroškov, dokazilo, da je bil plačan iz lastnega žepa in da znesek še ni bil povrnjen. Kot del zahtevka se lahko na primer predloži potrdilo o plačilu ali zdravniški račun. Od zaposlenega se lahko zahteva tudi, da podpiše izjavo, ki potrjuje, da stroški niso upravičeni do povračila pod nobenim drugim kritjem.
Za povračilo stroškov za vzdrževano nego FSA mora delavec delodajalcu predložiti tudi pisno izjavo, v kateri je naveden znesek stroškov in dokazilo o plačilu. Stroški ne smejo biti prej povrnjeni ali biti upravičeni do povračila v okviru drugega načrta. Primer dokazila je račun izvajalca dnevnega varstva. Zneski povračil FSA se razlikujejo glede na stroške, ki jih je zaposleni ustvaril v načrtnem letu.