Izvršni pomočnik svojo kariero posveti pomoči uradniku podjetja, običajno z zagotavljanjem kombinacije strokovnega svetovanja in administrativne podpore. Medtem ko se odgovornosti, povezane z delom, razlikujejo glede na kulturo, ki prevladuje v določenem podjetju, obstaja nekaj osnovnih nalog, ki jih opravljajo vsi pomočniki. Večina jih je povezanih s tajniškim delom, načrtovanjem in upravljanjem stikov. Številni vodstveni delavci svoje pomočnike obravnavajo kot ljudi, ki so na voljo za ideje, priporočila in zaupno pomoč ter pomagajo pri vsem, od fotokopiranja do novinarskih sestankov.
Hierarhija
Podjetja z vodstvenimi pomočniki običajno dodelijo enega pomočnika na vodjo. Pomočnik je odgovoren za opravljanje nalog, ki jih prenese izvršni direktor, ki je njegov ali njen neposredni nadzornik. V mnogih primerih imajo pomočniki mize tik pred pisarnami svojih vodstvenih delavcev, da bi bili čim bolj dostopni.
Izvršni pomočniki običajno odgovarjajo samo svojemu imenovanemu nadrejenemu. Delujejo kot zaupnik te osebe in uradni pomočnik. Vse, kar mora opraviti izvršni direktor, naredi pomočnik. Lahko spremljajo svoje vodje na poslovnih sestankih in so zadolženi za poznavanje podrobnosti o drugih udeležencih. Odvisno od potreb izvršnega direktorja lahko pomočniki pridejo tudi na službena potovanja. V tej vlogi je pomočnik običajno odgovoren za upravljanje urnika izvršnega direktorja, dogovarjanje za sestanke in zagotavljanje, da je prebral pravo gradivo za informativno gradivo in je pripravljen podati vse potrebne predstavitve ali pripombe.
Uradniške dolžnosti
Ni vse v zvezi s službo tako glamurozno kot potovanja in odmevna srečanja. Številne vsakodnevne naloge izvršnega pomočnika so pisarniške narave. Pomočniki so običajno odgovorni za ravnanje z dokumentacijo svojega nadrejenega. To vključuje pošto, korespondenco med uradi in osnovno arhiviranje. Pomočnik je lahko povabljen tudi k upravljanju koledarja, spremljanju ur sestankov, uradnih sestankov in pomembnih stikov.
Zahteve za upravljanje
Glede na strukturo in velikost podjetja ima lahko izvršni pomočnik enega ali več lastnih pomočnikov, ki pomagajo pri delovni obremenitvi. To so običajno sekretarji ali uradniški sodelavci na začetni ravni. Izvršni pomočnik je običajno odgovoren za upravljanje njihovih nalog in jim po potrebi delegira naloge.
V večini primerov izvršni direktor podjetja nima veliko ali nič besede glede tajniške strukture, ki jo postavi njegov pomočnik. Odločitve o disciplini, pohvalah in povišicah so pogosto prepuščene presoji pomočnika, pogosto po posvetovanju s kadrovsko službo podjetja.
Usposabljanje in izkušnje
Zagotovitev zaposlitve vodstvenega pomočnika običajno zahteva kombinacijo usposabljanja in praktičnih izkušenj. Na splošno vodje pričakujejo, da so njihovi pomočniki strokovnjaki za politike in postopke podjetja ter obvladajo osnovne pisarniške funkcije. Nič nenavadnega ni, da zaposleni postane izvršni pomočnik, potem ko je delal na drugem delovnem mestu v strukturi podjetja. Številni sekretarji na nižji ravni, na primer, napredujejo v status izvršnega pomočnika po več letih močne delovne uspešnosti.
Večina podjetij raje, da imajo asistenti določeno diplomo. Tečaj upravljanja, človeških virov ali celo sociologije je lahko koristen, običajno pa je dovolj že samo diplomiranje iz nečesa. Vodje zaposlovanja v podjetjih pogosto vidijo visokošolsko izobrazbo bolj kot znak prestiža in splošnega intelekta kot kot vir posebnega znanja, povezanega z delom.
Vendar to ne pomeni, da je za izvršnega asistenta potrebna visokošolska diploma. V mnogih primerih so izkušnje pomembnejše od formalne izobrazbe. Čeprav se je morda težko zaposliti na vodstveni ravni takoj po srednji šoli, je nekdo s samo srednješolsko diplomo, ki je več let delal kot član podpornega osebja v podjetniškem okolju, lahko najbolj prepričljiv kandidat. Podjetja pogosto bolj kot šole, navedene v življenjepisu, zanima, kako dobro lahko kandidat opravi delo.
Prestiž in prednosti
Izvršni pomočniki običajno veljajo za nekoliko elitne, vsaj ko gre za podporno osebje. Ponavadi imajo privilegije, ki jih drugi administrativni pomočniki ne delijo, tako glede sredstev kot plače. V nekaterih podjetjih je izvršni pomočnik z daljšim stažem morda upravičen do sodelovanja v pokojninskih programih ali drugih ugodnostih, ki niso na voljo zaposlenim na nižjih položajih.
Odnos do osebnih pomočnikov
V nekaterih primerih lahko izvršni pomočniki opravljajo tudi določene osebne naloge, kot je čiščenje kemičnega čiščenja ali priprava počitnic za družinskega hišnega ljubljenčka. Vendar to niso običajne službene obveznosti. Večino časa so tovrstna nepisarniška dela naloge osebnega asistenta. Osebne in izvršne pomočnike je lahko enostavno zamenjati, čeprav je delo, ki ga opravljajo, tehnično ločeno. Edina uradna vloga izvršnega pomočnika je pomagati nadrejenemu pri uspehu pri delu. Osebni asistent pa je običajno odgovoren za pomoč pomembni osebi pri organizaciji svojega življenja na splošno, tako osebno kot poklicno.