Precertifikacija vključuje upravni postopek, pri katerem izvajalec zdravstvenega varstva predloži načrt zdravljenja, običajno zavarovalnici v imenu pacienta, pred začetkom zdravljenja, da zagotovi, da bo zavarovalnica pokrila predloženi načrt. Ta upravni postopek pogosto vodijo izkušene medicinske sestre – običajno diplomirane medicinske sestre, včasih pa so za to delovno mesto najete tudi praktične medicinske sestre. Medicinska sestra za predhodno certificiranje bo izvedla številne različne naloge za dokončanje tega postopka. Takšne naloge vključujejo obdelavo sprejemov in odpustov bolnikov, registracijo pacientov, preverjanje zavarovanja, zagotavljanje, da je vsa dokumentacija na voljo in urejena, predložitev načrtov zdravljenja zavarovalnicam in obravnavanje pritožbenega postopka, ko je oskrba zavrnjena. Odgovornost vključuje tudi sporočanje sprememb zavarovalnih programov in pogodb, kadar je to potrebno.
Zavarovalnice bodo pogosto zahtevale, da so določena zdravljenja in zdravila predhodno potrjena, preden jih dajo ali izdajo bolniku. Zdravstveni izvajalci so odgovorni, da vedo, kateri postopki in zdravila zahtevajo predhodno certificiranje, in za pridobitev dovoljenja pred izvajanjem zdravljenja. Medicinske sestre, ki delajo v predcertifikaciji, bodo zato večino svojega časa namenile urejanju papirjev, raziskovanju informacij na spletu in v tisku, ravnanju z vnosom zahtevanih informacij in komunikaciji z zdravstvenimi delavci, zavarovalnicami in pacienti. Medicinska sestra lahko opravi tudi usklajevanje ob koncu meseca med računi svojega pacienta in zavarovalnicami.
Predcertificirana medicinska sestra bo zbrala vse zahtevane zdravstvene podatke od pacientov, ki se zdravijo, in ustrezne informacije od pacienta glede zavarovalnega kritja. Nato bo vsem predlaganim načrtom zdravljenja dodelil kode postopkov. Z uporabo trenutne proceduralne tehnologije (CPT) in kode 9. knjige Mednarodne klasifikacije bolezni (ICD-9) bo medicinska sestra za predcertificiranje dokumentirala vse diagnostične postopke in zagotovila točnost, preden jih predloži zavarovalnicam. Nato bo določil, katere predcertifikacije so potrebne, izpolnil in obdelal zahtevano predcertifikacijsko dokumentacijo ter jo predložil zavarovalnici v odobritev. Po odobritvi bo o tem obvestil lečeče zdravstvene delavce in pacienta.
V primeru, da so načrti zdravljenja zavrnjeni, medicinska sestra za predhodno pridobitev certifikata običajno sproži pritožbeni postopek in ta postopek vodi do konca. Usklajevanje z osebjem zdravstvene dokumentacije je pogosto osrednjega pomena pri delu, da se zagotovi, da so zdravstvene kartoteke pacientov posodobljene in odražajo izid postopka predcertifikacije. Poleg tega lahko vloga zahteva tudi uporabo plačil, ki jih izdajo zavarovalnice, na pravilne račune pacientov. Druga pričakovanja vključujejo prednostno obremenitev primerov, prepoznavanje nujnih primerov ter hitro in učinkovito obdelavo primerov ob upoštevanju ustreznih protokolov izvajalcev zdravstvenih storitev.