Za pisanje spremnega pisma receptorja na recepciji je treba navesti osnovne podatke o kontaktu, temi, prejemniku in pozdravu ter predstaviti kandidatko in zakaj piše. Vsebina pisma mora poudariti spretnosti in izkušnje, ki jih ima receptorka kot povzetek njenega življenjepisa, z uporabo glagolov in dosežkov za opis tega, kar se je zgodilo, namesto s praznimi pridevniki, ki subjektivno opisujejo sposobnosti prosilca. Zadnji del spremnega pisma receptorja na recepciji vsebuje navodila za stik, zahtevo za razgovor in zahvalo, ki mu sledi zaključni stavek, podpis in, če je potrebno, priloga. Vsa vsebina mora pokazati povezavo med tem, kaj podjetje potrebuje ali želi doseči, in tistim, kar lahko zagotovi receptor, zato bi morali prosilci pred pisanjem raziskati podjetje, da bi prilagodili pismo in se za vsako ceno izognili formulam.
Daleč najpomembnejša stvar pri pisanju spremnega pisma receptorja na recepciji je raziskati podjetje, v katerem obstaja delovno mesto. Kadar ima podjetje enako kvalificirane kandidate, želi zaposlene, ki resnično razumejo namen podjetja in se dobro ujemajo s filozofijo in poslanstvom podjetja. To še posebej velja za receptorke, ki so začetni »obraz« strank v podjetju. Poiščite dejstva o podjetju, ki jih kandidat lahko poveže s svojimi izkušnjami, in prilagodite pismo tem točkam.
Ko oseba izve nekaj pomembnega o podjetju, je čas, da začnete pisati pismo. Poravnano levo, ena vrstica na nabor podatkov, vključuje informacije, kot so ime in naslov vlagatelja, ime in naslov podjetja, datum in vrstica z zadevo. Sledi pozdrav in mora vsebovati ime določene osebe – »Za koga se to lahko nanaša« ne sme biti na spremnem pismu recepcije, saj sporoča, da prosilec ni bil dovolj resen, da bi si vzel čas, da bi izvedel, na koga se obrniti. .
Po uvodnih informacijah sledi prvi odstavek sprejemnega pisma na recepciji. V tem odstavku naj se kandidatka predstavi in povzame, zakaj piše. Sprejemljivo je tudi razložiti, kako je kandidat izvedel za službo na recepciji in kaj je podjetje navedlo, da želi od kandidata.
V drugem odstavku naj se receptorka podrobneje poglobi v svoje kvalifikacije in vsako kvalifikacijo poveže z zahtevami podjetja. Na primer, če je potrebno, lahko pojasni, da ima x let izkušenj ali potrdilo o sprejemu na Univerzi Y. Doseči bi morala veščine, ki se štejejo za bistvene za delo receptorja, kot so upravljanje komunikacij, organizacija in vzdrževanje baze podatkov. . Ena od pasti, ki se ji je treba izogniti, je uporaba splošnih pridevniških stavkov, kot je »jaz sem timski igralec«. Te izjave so subjektivne, ne opisujejo, kaj je storil receptor in potrebujejo posebne, preverljive dokaze, da so učinkovite, na primer: »Moja prizadevanja za sodelovanje z vsemi člani osebja so privedla do povečanja dokončanosti projekta za 12 odstotkov in nominacije za upravno Osebni delavec leta po izboru receptorske organizacije Z.”
Zadnji odstavek spremnega pisma receptorja na recepciji mora prejemniku povedati, da je glede na navedene izkušnje in kvalifikacije priložen kandidatov življenjepis ali druga zahtevana dokumentacija in da bi bil razgovor hvaležen, če bo prejemniku priročen. Prav tako mora prejemnika povabiti, da stopi v stik s prosilcem in se sklicuje na njegove kontaktne podatke. Zadnji element je kratka izjava, v kateri se prejemniku zahvali za njeno pozornost in čas.
Za zaključek pisma je potreben zaključni element, kot je »S spoštovanjem« ali »V zahvalo«. Po najmanj tri ali štirikratnem pritisku na vrnitev mora kandidatka podpisati svoje ime. Dve vrstici pod tem naj bo vrstica ohišja, na primer »Priloga ([število ohišij])« ali »Priloga: [seznam vsakega priloženega elementa, ločenega z vejicami].