Načrtovalnik projekta ustvari glavni načrt za dodeljeni projekt, ki vključuje časovne okvire, zahtevane vire, vrstni red potrebnih nalog in odgovornosti vsakega člana projektne skupine. Projektni načrtovalci so na splošno vešči v uporabi programskih aplikacij za beleženje in sledenje teh informacij. Prav tako pogosto posodabljajo dnevni načrt projekta in dajejo povratne informacije ekipi o tem, kako njihove opravljene naloge vplivajo na celoten napredek projekta. Številna delovna mesta načrtovalca projektov so na področjih, kot so gradbeništvo, razvoj programske opreme ali inženiring. Načrtovalec običajno tesno sodeluje z vodjo projekta, da zagotovi, da so mejniki projekta izpolnjeni učinkovito in v okviru predpisanih proračunskih omejitev.
Tipična opravila načrtovalca projektov zahtevajo uporabo programske opreme za vnos začetnih časov in rokov za vsako fazo projekta. Ta časovnica je običajno povezana s preglednico nalog, ki prikazuje korake do dokončanja na dnevni ali včasih na urno osnovi. Programska oprema za načrtovanje projektov običajno vključuje tudi prostor za načrtovalnik, da zabeleži vse opombe o opravilih, ki jih je treba izvesti na novo ali ki morda zaostajajo za preostalo časovnico. V primeru takšnih težav bo načrtovalec projekta običajno pripravil izvedljive rešitve, kot je dodelitev dodatnih virov ali prenos dela na različne člane ekipe.
Načrtovalci projektov pogosto načrtujejo potrebna sredstva ob vložkih in navodilih vodje projekta. Vir je lahko delavec s posebnim naborom veščin, orodje, kot je programska aplikacija, ali nabor gradbenih materialov. V panogah, kot je gradbeništvo, je načrtovalec običajno odgovoren tudi za seznam potrebnih materialov in orodij ter za ugotavljanje, katere projektne naloge bodo zahtevale posamezno. Nekateri načrtovalci projektov bodo morda morali raziskati povprečne stroške materiala in pomagati vodji projekta načrtovati ocenjene skupne stroške na podlagi teh informacij.
Druge naloge načrtovalca projekta vključujejo dajanje in prejemanje povratnih informacij z različnimi člani projektne skupine skozi celotno časovno premico. Za dosego najboljšega možnega izida projekta se običajno zahteva, da ima načrtovalec dobre komunikacijske in medosebne veščine. Spremembe urnika so običajno pogoste pri različnih projektih in izkušen načrtovalec projektov je sposoben zmanjšati morebitne zaplete zaradi takšnih sprememb. Od načrtovalca projektov se običajno zahteva tudi, da ekipo obveščajo o kakršnih koli spremembah in jim zagotovijo vse informacije, ki so potrebne za vzdrževanje njihovih nalog v urniku.