Skrbnik podizvajalcev, ki spada v širšo kategorizacijo nabavnih agentov, nadzira in upravlja pogodbe organizacije in z njimi povezane podizvajalske pogodbe. Pri majhnih organizacijah to lahko vključuje vse pogodbe, medtem ko v večjih organizacijah to lahko vključuje portfelj dodeljenih pogodb. Primarne odgovornosti bodo vključevale stalen pregled napredka pogodbe, poleg upravljanja finančnih in tehničnih vidikov pogodb. Druge odgovornosti bodo vključevale pogajanja s podizvajalci in končnimi odjemalci za poravnavo pogodbe ter pripravo morebitnih naročil za spremembe začetnih pogodb ali pripravo dopolnitev. S trdim poznavanjem javnih naročil in pravnih postopkov, politik in predpisov želi skrbnik podizvajalskih pogodb ohraniti kakovost in izboljšati donosnost takšnih pogodb.
Naloge, ki se bodo izvajale redno, bodo osredotočene na vzpostavitev in dosledno izvajanje pregledov pogodb za merjenje napredka pogodb. Med tem postopkom bo skrbnik podizvajalskih pogodb pogosto reševal konflikte, posredoval v sporih, našel rešitve za težave in sprejemal odločitve glede pogodbenega napredka ali odsotnosti tega. Osrednja točka postopka pregleda je zagotoviti, da podizvajalci učinkovito izvajajo prvotne pogoje in specifikacije pogodbe, o katerih so se pogajali s končnim kupcem. Po zaključku pregledov bo skrbnik podizvajalske pogodbe pripravil pisna poročila s podrobnostmi o splošnem napredku pri izpolnjevanju pogodbe in na kratko vodilno vodstvo v zvezi s temi pregledi in vsemi povezanimi sprejetimi ukrepi.
Poleg izpolnjevanja zgoraj omenjenih dolžnosti se bo skrbnik podizvajalskih pogodb pogajal tudi o končnih poravnavah pogodbe ter povezanih cenah za vsa sredstva in zaloge, potrebne za izpolnitev pogodbe. Poleg tega se bo pogajal tudi o izvirnih pogodbenih pogojih ter določil delovne politike in postopke. Del tega procesa bo vključeval pregled, analizo in ocenjevanje predlogov podizvajalcev. Ob skrbi za vzdrževanje pogodb in podizvajalcev bo nadzoroval tudi proizvodnjo in razširjanje informacij, da bi zagotovili medsebojno razumevanje vseh pogodbenih pogojev.
Učinkovito izpolnjevanje teh nalog bo pogosto zahtevalo analizo povezanih tržnih in finančnih podatkov ter pregled drugih virov informacij, da bi zagotovili najboljše možne cene, pogodbene pogoje in ravni storitev. Skrbniki podizvajalcev bodo pripravili in vzdrževali tudi baze podatkov za spremljanje pomembnih podatkov v zvezi z izpolnjevanjem pogodbe. Sledenje takšnim podatkom lahko vključuje cene dobave, uspešnost izdelkov, delovanje podizvajalcev, razpoložljive zaloge in vse izdatke, povezane z izpolnjevanjem pogodbe. Glede na visoko stopnjo odgovornosti in pozornosti do detajlov delo običajno zahteva kandidate z diplomo in večletnimi s tem povezanimi izkušnjami ter uspešno opravljeno vajeništvo pred samostojnim delom.