V bistvu je glavna vloga skrbnika baze podatkov opraviti z nadzorom nad namestitvijo in stalnim delovanjem programske opreme v sistemu, ki je zasnovan za uporabo s številnimi uporabniki. Obstaja več posebnih odgovornosti, ki jih bo nekdo na tem delovnem mestu opravljal v skoraj vsakem korporativnem okolju.
Osnovna odgovornost skoraj vsakega skrbnika baze podatkov vključuje namestitev novih baz podatkov. Kot del namestitve baze podatkov bo nastavil poverilnice za prijavo pooblaščenim osebam, določil privilegije, povezane z vsakim pooblaščenim uporabnikom, in zagotovil, da je vsaka delovna postaja, povezana z omrežjem, nastavljena za dostop do nove baze podatkov. Ta postopek običajno vključuje obdobje odpravljanja težav, v katerem bo skrbnik obravnaval in razrešil vse težave, ki jih imajo uporabniki z novim izdelkom.
Skrbniki baz podatkov pogosto upravljajo postopek ustvarjanja varnostnih zapisov informacij, ki jih vsebujejo baze podatkov v sistemu. To vključuje več kot nastavitev samodejnega varnostnega kopiranja in predpostavko, da varnostno kopiranje poteka po načrtu. Skrbnik bo preveril datoteke varnostnih kopij, da se prepriča, ali so informacije popolne, da je celovitost podatkov varna in da je do shranjenih datotek mogoče enostavno dostopati in naložiti v primeru, da se kaj zgodi z glavno bazo podatkov.
S skoraj vso programsko opremo so občasno na voljo nove izdaje in nadgradnje. Skrbnik baze podatkov bo seznanjen z vsemi novimi različicami ali nadgradnjami obstoječih različic, ki bi lahko izboljšale učinkovitost trenutno nameščene baze podatkov. Na splošno je pooblaščen za nalaganje brezplačnih nadgradenj in njihovo namestitev po želji. V primeru, da je na voljo nova različica, lahko skrbnik sodeluje z drugimi v podjetju, da ugotovi, ali je strošek zamenjave obstoječe programske opreme baze podatkov vreden naložbe.
V zadnjih letih se je v nekaterih podjetjih razširila vloga skrbnika baz podatkov. Skrbnik je lahko pozvan, da sprejme osnovno zasnovo in prilagodi polja ali funkcije, da bodo učinkoviteje služili potrebam korporacije. Čeprav so te vrste projektov pogosteje povezane z analitikom ali oblikovalcem baz podatkov, ni nenavadno, da skrbnik baze podatkov v majhnem podjetju prevzame te vloge.