Administrativni pomočniki običajno delajo v pisarni. Ti ljudje so običajno zaposleni kot pomočniki enemu ali več višjim administratorjem ali uradnikom podjetja. Delo administrativnega pomočnika je mogoče najti v številnih panogah, od nepremičnin do razvoja spletnih strani. Njihove naloge pogosto vključujejo kombinacijo pisarniških nalog, specializiranih nalog in osebnih nalog.
Spretnosti, ki jih potrebuje administrativni pomočnik, se lahko zelo razlikujejo. To je zato, ker so lahko potrebe vsakega delodajalca zelo različne. To velja tudi v eni sami panogi. Delo administrativnega pomočnika v eni tiskarni morda ne vključuje vseh nalog ali veščin kot delo v drugem podjetju. Zaradi tega sta razkritje in ocena odgovornosti pogosto odločilni dejavnik med razgovorom, tudi če je jasno, da ima oseba izkušnje na tem področju.
Skoraj vse delo administrativnega pomočnika bo vključevalo nekatere vrste pisarniških nalog. Redko je, če ne celo nemogoče, najti tak položaj, kjer računalniško znanje ni potrebno. Zahtevani obseg teh računalniških znanj je lahko omejen na osnovne preglednice, obdelavo besedil in internetne zmogljivosti. V nekaterih primerih se od osebe morda zahteva, da je zelo napredna na teh področjih in morda mora imeti izkušnje z manj običajnimi programi, kot je računovodska programska oprema.
Obseg specializiranega znanja, ki se lahko zahteva, je specifičen tako za industrijo kot za podjetje. V podjetju za razvoj spletnih strani, na primer, delo administrativnega pomočnika morda zahteva nekaj znanja o programiranju in spletnem oblikovanju. Nepremičninska družba pa lahko od osebe zahteva usposobljenost na področjih, kot sta nepremičninsko pravo in geografija.
Ker je veliko strokovnjakov pogosto zaposleno, se meje med administrativnim pomočnikom in osebnim pomočnikom lahko zabrišejo. Delo administrativnega pomočnika običajno vključuje opravljanje osebnih nalog za druge, na primer načrtovanje dejavnosti ali zavrnitev povabil, ki niso neposredno povezana z delom. Takšna dela lahko vključujejo drobna opravila, kot so naročanje in pridobivanje kosila ali pošiljanje in prejemanje zasebnih pošiljk.
V nekaterih podjetjih obstajajo različne ravni administrativnih pomočnikov. Nekateri so morda bolje usposobljeni, bolje plačani in imajo pomembnejše nazive kot drugi. To se pogosto zgodi, ko je zahtevana delovna obremenitev več kot zmore ena oseba. Najdemo ga tudi v podjetjih, ki se zavzemajo za ločevanje določenih dolžnosti, kot so terjatve in obveznosti. V teh primerih je lahko izrecno opredeljeno delo administrativnega pomočnika ali pa lahko višji administrator prenese naloge, kot se ji zdi primerno.