Oddelčni referent zagotavlja pisarniško podporo bolnišničnemu oddelku ali enoti za nego. Njegove naloge se običajno gibljejo od vodenja kartoteke bolnikov do sprejemanja telefonskih sporočil. V večini primerov oseba, ki želi postati referent na oddelku, ne potrebuje posebne izobrazbe po srednji šoli, saj delodajalci svojim novim zaposlenim običajno zagotovijo usposabljanje na delovnem mestu. Uradne delovne izkušnje, računalniško znanje in izkušnje v bolnišničnem okolju lahko povečajo možnosti osebe, da se zaposli za to delo.
Ljudje, ki delajo kot referenti na oddelku, imajo pomembno delo v bolnišnici. Nudijo ključno pisarniško pomoč enoti za zdravstvene nege, kar omogoča medicinskim sestram, da imajo več časa za nego bolnikov. Oseba na tem položaju, ki jo včasih imenujejo tajnica, obravnava papirologijo, ustvarja nove kartone pacientov, dodaja nove podatke v evidenco in pripravlja obrazce za zdravniške teste, zdravila in dobavo. Kadar je treba bolnika premestiti v drugo enoto ali preprosto v drugo sobo, lahko premestitev uredi referent na oddelku. Lahko tudi pozdravi obiskovalce pacientov in dostavi pošto bolnišničnim pacientom, odgovori na telefonske enote in posreduje sporočila ustreznemu prejemniku.
Posameznik, ki želi postati referent na oddelku, običajno ne potrebuje posebne izobrazbe, da bi si zagotovil službo. V večini primerov so delodajalci pripravljeni zaposliti posameznike, ki so pridobili bodisi srednješolsko diplomo bodisi diplomo splošnega izobraževanja (GED). Poleg te osnovne stopnje izobrazbe imajo delodajalci pogosto raje kandidate za zaposlitev, ki imajo dobro računalniško in tipkarsko znanje. Običajno je potrebno tudi poznavanje sprejemljivih pisarniških praks. Ker bo moral referent na oddelku komunicirati z zdravstvenim osebjem, pacienti in obiskovalci bolnišnice, se običajno pričakuje, da bo imel dobre komunikacijske sposobnosti in razumel tudi telefonski bonton.
Večina ljudi, ki opravljajo to delo, se usposabljanja na delovnem mestu pri delodajalcu. Posameznik lahko pridobi izkušnje tudi na delovnem mestu, povezanem s pisarno, ali s poukom na visoki šoli ali poklicni šoli. Lahko se na primer udeleži tečajev tipkanja, da bi izboljšal svojo natančnost in hitrost tipkanja, ali se udeleži tečajev medicinske terminologije. Prostovoljstvo v bolnišnici lahko osebi na tem področju zagotovi tudi dragocene izkušnje v zdravstvenem okolju.
Običajno oseba, ki se odloči postati referent na oddelku, nima veliko možnosti za napredovanje. Nekateri pa iščejo nadaljnje usposabljanje, da bi nadaljevali z drugimi poklici, povezanimi z zdravjem. Na primer, oseba lahko dela na tem področju, medtem ko obiskuje tečaje, ki so potrebni, da postane referent zdravstvene dokumentacije ali medicinska sestra.