Medicinski načrtovalec ustvari urnik za medicinsko ordinacijo ali kliniko, pri čemer uravnovesi potrebe pacientov z izvajalci oskrbe, da se bolniki prilagodijo in po potrebi prilagodi urnik za prilagoditev nujnih primerov in drugih dogodkov. Medicinski načrtovalci delajo v recepciji, da osebno komunicirajo s pacienti in upravljajo tudi telefonsko in e-pošto v pisarni. To delo nima posebnih zahtev, vendar se običajno daje prednost dobrim ljudem in računalniški pismenosti.
Ko se pacient obrne na zdravstveno ordinacijo za sestanek, zdravstveni načrtovalec zbere nekaj osnovnih informacij, da ugotovi nujnost težave in oceni, koliko časa je potrebno za sestanek. Razporednik upošteva tudi vse postopke in opremo, ki bi lahko bila potrebna, na primer rentgenski aparat ali odvzem krvi. S temi informacijami lahko načrtovalec pacientu ponudi nekaj ustreznih terminov in se naroči.
Medicinski načrtovalci lahko pošljejo opomnike, e-pošto ali kartice, da zagotovijo, da pacienti vedo, kdaj naj pridejo. Obravnavajo odpovedi in po potrebi prerazporedijo. Če pacient odpove brez predhodnega obvestila, lahko zdravstveni načrtovalec tudi zabeleži, da je treba pacientu zaračunati termin, če je to del politike ordinacije. Če urniki dogodkov začnejo zamujati zaradi dolgih sestankov ali tehničnih težav, je naloga zdravstvenega načrtovalca, da jih spravi nazaj na pravo pot, premakne termine in po potrebi sprejme druge ukrepe.
V nekaterih praksah zdravstveni načrtovalec vleče tudi papirje in obrazce za pripravo na sestanke, lahko pa tudi razporedi zaloge. Pri drugih so za to odgovorne medicinske sestre in drugi tehniki, ki ambulanto pripravljajo na dan. Razporednik je odgovoren tudi za zagotovitev, da je na voljo ustrezno osebje, in usklajuje člane osebja, da jih seznani z dnevnim urnikom. Če bolnik na primer potrebuje odvzem krvi, zdravstveni načrtovalec poskrbi, da imajo tehniki to v svojem urniku, tako da so pripravljeni, ko pacient prispe.
Za delo medicinskega načrtovalca ni potrebno posebno usposabljanje, čeprav je kratek tečaj medicinske terminologije in poslovnih praks lahko koristen. Prejšnje izkušnje s sprejemom in javnimi službami so pogosto koristne za prijavitelje, veščine, kot so dvojezične sposobnosti, pa so lahko uporabne pri prijavi. Medicinski načrtovalec obravnava zaupne podatke in bo morda moral opraviti preverjanje preteklosti ali soglašati s podpisom dokumentacije, ki nakazuje, da sprejema in razume pravilnik o zasebnosti v pisarni.