Profesionalni načrtovalec dogodkov je moški ali ženska, ki organizira, postavlja in vodi različne korporativne, javne in zasebne dogodke in srečanja. On ali ona najde ustrezna prizorišča, se pogaja o dnevih, urah in cenah ter določi potrebo po hrani, pijači, mizah in opremi. Mnogi načrtovalci dogodkov se dejansko udeležujejo konvencij, srečanj ali koncertov, ki jih organizirajo, da bi zagotovili, da so izpolnjene vse potrebe udeležencev. Strokovnjak je lahko zaposlen v podjetju za načrtovanje, notranjem odboru podjetja ali vodi neodvisno podjetje.
V načrtovanje velikega dogodka je treba vložiti veliko časa in truda. Mnoga podjetja, vladne agencije in organizacije preprosto nimajo časa, izkušenj in sredstev, da bi sestavili kakovostno srečanje. Profesionalni načrtovalec dogodkov lahko odstrani stres strank in podjetij tako, da prevzame vse naloge, povezane z načrtovanjem in izvedbo konvencije. Običajno dobi osnovno predstavo o tem, za kaj gre za dogodek, vključno z razlogom za njegovo izvedbo, podatki o proračunu in številom ljudi, ki bodo prisotni. Načrtovalec dogodkov nato poišče najboljša prizorišča, se pogaja o cenah in določi datume in ure.
Glede na vrsto srečanja bo morda moral profesionalni načrtovalec dogodkov poskrbeti za gostinske storitve, zabavo ali posebno opremo, kot so mikrofoni, videorekorderji in projektorji za seminarje in konference. Ko je vse načrtovano, načrtovalec dogodkov nadzoruje razporeditev stolov, miz in okraskov ter vodi druga pripravljalna opravila na kraju samem. Pogosto se udeležuje dogodkov in skrbi, da hrane in osvežilnih pijač ne zmanjka in da so stranke zadovoljne z njihovim delom.
Številni načrtovalci dogodkov delajo za velika podjetja za načrtovanje, kjer so jim običajno določene posebne naloge, kot je določanje cen ali iskanje ustreznih lokacij. Samozaposleni poklicni načrtovalec dogodkov pa pogosto prevzame vse vključene naloge, vključno s promocijo, trženjem, financiranjem in nadzorovanjem dogodkov. Delo je lahko naporno, čeprav izkušen strokovnjak sprejme vse previdnostne ukrepe in pripravljalne korake, ki so potrebni za zagotovitev, da stvari tečejo gladko.
Ni določenih zahtev, da bi postali profesionalni načrtovalec dogodkov, čeprav ima veliko ljudi izobrazbo ali diplomo iz poslovnega upravljanja, odnosov z javnostmi, komunikacij ali financ. Številne nacionalne organizacije ponujajo članstvo in prostovoljne certifikacijske teste načrtovalcev dogodkov, ki lahko strokovnjakom pomagajo izboljšati svoje sposobnosti in možnosti za iskanje zaposlitve. Certificiranje je še posebej pomembno za samozaposlene načrtovalce, tako da so lahko naročniki prepričani, da imajo opravka s strokovnjaki.