Strokovnjak za dokumentacijo je strokovnjak, katerega glavna naloga je ustvarjanje ali upravljanje dokumentov ali oboje. To lahko vključuje dokumentiranje procesov, projektov in postopkov z uporabo številnih medijev. Vključuje lahko tudi zbiranje dokumentov od številnih zainteresiranih strani in njihovo združevanje v eno uporabno datoteko ali dokument. Namen takšne dokumentacije se lahko giblje od zgodovinskega interesa do vzpostavitve poslovnih praks do vladnih zahtev.
V mnogih primerih je specialist za dokumentacijo oseba, ki dejansko dokumentira. To lahko pomeni pisanje priročnikov o politiki in postopkih, ki temeljijo na trenutnih praksah, ali pa ustvarjanje uporabniškega priročnika, ki dokumentira, kako naj se izdelek uporablja ali sestavi. To bi lahko pomenilo tudi oblikovanje časovnice ukrepov in komunikacij, ko postopek narekujejo regulativni organi ali če bi lahko vključeval spor ali tožbo. To lahko pomeni tudi dokumentiranje dogodkov in dogodkov za zgodovinski zapis.
Kot primer si oglejte podjetje, ki mora med proizvodnim procesom sprejeti posebne varnostne ukrepe. Strokovnjak za dokumentacijo bi lahko bil odgovoren za spremljanje pravilnega zaključka postopka in nato ustvarjanje dokumenta, ki delavcem pove, kako korak za korakom ponoviti postopek. To delo pomaga pri usposabljanju in tudi pomaga pokazati regulativnim organom, da podjetje poskuša slediti pravilnemu postopku.
V povezavi s pisanjem dokumentov ali namesto njih je lahko strokovnjak za dokumentacijo odgovoren za snemanje dogodkov in procesov s fotografijo ali video posnetkom. To lahko vključuje fotografiranje avtomobila, ki je bil v nesreči, z namenom dokumentiranja škode za zavarovalni zahtevek ali tožbo. Lahko vključuje tudi snemanje posebnega dogodka ali postopka, tako da ga je mogoče natančno prikazati, ne da bi se zanašali na človeški spomin.
Druga vrsta strokovnjaka za dokumentacijo je nekdo, ki zbira zahtevane dokumente drugih. Na primer, če je podjetje poskušalo zbrati denar od stranke in razmišlja o sodnem postopku, bo morda strokovnjak za dokumentacijo pozvan, da sestavi izvirno kupoprodajno pogodbo, vse veljavne račune in vsa e-poštna sporočila ali druga sporočila, ki so bila poslana ali izmenjana z zadevno stranko. Ta vrsta strokovnjaka lahko ustvari tudi neodvisne dokumente, ki zagotavljajo dodatne podrobnosti ali opisujejo, kako so bili dokumenti pridobljeni.
Pomembno je omeniti, da izraza ne smemo zamenjevati z izrazom specialist za dokumente. Strokovnjak za dokumentacijo ustvari ali sestavi dokumente za poseben namen sledenja informacijam ali dokazovanja nečesa. Strokovnjak za dokumente je nekdo, ki dela z obstoječimi dokumenti in se lahko sklicuje na veliko število delovnih mest, od uslužbencev v fotokopirnici do strokovnjakov za rokopis, ki overjajo zgodovinske dokumente.