Pogajalec pogodbe si prizadeva doseči dogovor med vsemi strankami v pogodbi. To lahko vključuje pogajalsko ceno ali stroške, če so ti dejavniki del pogajanj. Vključuje lahko tudi pogoje, kot so roki dostave, posredovanje in ločljivost. Pogajalec pogodbe je lahko nevtralna stranka, katere edini cilj je doseči soglasje. Lahko tudi posebej zastopa eno ali več strank in je predvsem zainteresiran za pogajanja o pogodbi v njihovo korist.
Podjetja, ki obdelujejo veliko pogodb, imajo lahko notranje pogajalce o pogodbah. Druga podjetja lahko najamejo strokovnjake. V mnogih primerih so takšni pogajalci odvetniki ali imajo določeno pravno izobrazbo ali izkušnje. Nekateri regulativni organi v pogajanjih ponujajo certifikate in certifikate.
Kadar pogodbeni pogajalec ne zastopa ene ali več določenih strank, bi moral biti nevtralen. To omogoča pošten pregled pogojev in ponuja možnost predlaganja kompromisov, ki delujejo za vse strani. V nekaterih primerih je takšna nevtralnost potrebna, kršitev pravila o nevtralnosti, običajno v obliki denarnega plačila ali drugega nadomestila s strani ene stranke, pa je lahko kaznovana z zakonom.
V mnogih situacijah pa določena stranka zaposli pogodbenega pogajalca. Njegova ali njena naloga je zaščititi interese te stranke tako, da »zmaga« čim več pogajalskih točk. Te točke se lahko gibljejo od črtanja celotnih pogodbenih pogojev do spreminjanja besedila do spreminjanja plačilne stopnje ali časovnega okvira končnih rezultatov.
Stranke pogodbe pogosto razvrščajo pogajalske točke po pomembnosti in pogajalec pogodbe mora razumeti, katere točke so kritične in katere lahko vključujejo kompromis. Pogosto pogajalec o pogodbi žrtvuje eno ali več točk »lepo imeti«, da bi osvojil točko »potreba imeti«. Na primer, kupec bi lahko raje imel nižje stroške, daljše plačilne pogoje in hitrejši časovni okvir, vendar je lahko najbolj kritičen dejavnik časovni načrt zaradi drugih obveznosti. Pogajalec lahko zahteva vse tri točke, vendar se strinja, da bodo stroški in plačilni pogoji veljali v zameno za skrajšan časovni okvir.
Večino časa pogajalec pogodbe preživi na sestankih. To so lahko zasebna srečanja z lastno stranko ali sestanki več strank, na katerih zastopa stranko. Lahko se udeleži tudi večstranskih pogajanj s stranko.
Poleg tega pogajalec porabi določen čas za dokumentiranje dogovorov in koncesij. To se lahko zgodi prek e-pošte, lahko pa vključuje tudi fizično pošto. Dokumentacija dogovora je izjemno pomembna v primeru sporov na nadaljnjih sestankih, zato pogajalci praviloma beležijo zelo konkretne podatke o morebitnih razpravah ter urah in datumih.