Zapisnik je uradni uslužbenec, ki dela z, organizira in shranjuje informacije, kot so poročila, datoteke, zapisniki sestankov, poslovne knjige in razna korespondenca. On ali ona je odgovoren za urejeno vodenje evidenc, ki so lahko dostopne drugim delavcem ali zunanjim osebam, kot so odvetniki, ki morda potrebujejo informacije. Finančne knjige, spise in potrdila podjetja mora zapisnik za davčne namene voditi v ažurnem vrstnem redu.
Davčne evidence je treba vzdrževati in nenehno posodabljati na temeljit način, vključno z razčlenitvami stroškov. Finančne evidence, kot so potrdila, so potrebne za dokazovanje informacij o davčnih napovedih podjetij. Upravljanje poslovnih finančnih evidenc je razdeljeno na glavne kategorije terjatev in obveznosti. Terjatve so plačila, ki jih opravijo kupci, medtem ko so plačilne transakcije oprema in drugi predmeti, ki jih podjetje kupi.
Evidenc mora voditi seznam strank, ki zamujajo s plačili, ker je s tem primanjkljaj oziroma zmanjšanje tistega, kar bi moralo podjetje prejeti za plačila po njegovem fakturiranju. Računi se izdajo, ko stranka prejme blago ali storitev, in so oštevilčeni v zaporednem vrstnem redu. Kupci z gotovino plačajo račune takoj, tisti s kreditnimi računi pa vsak mesec ali po dogovorjenem urniku plačajo celoten račun. Zapisniki morajo zagotoviti, da so vsi računi obračunani; vsa preklicana naročila strank so označena kot »nična«, medtem ko se izpiski izdajo kreditnim strankam. Izpiski so dokumenti, ki se redno pošiljajo kreditnim strankam in vključujejo zneske, ki jih imajo ali niso plačali na račune na svojih kreditnih računih.
Registrarji kategorizirajo gotovino, prodajo, izplačane plače in nakupe podjetja v informacije, ki jih je enostavno najti, ki se prilegajo celotnemu sistemu, kot je računalniška računovodska programska oprema. V računalniško podprtih računovodskih sistemih so lahko zapisovalci odgovorni za prenos bančnih podatkov podjetja v programske programe. Varnostno kopiranje datotek v primeru požara v pisarni ali drugih nujnih primerih je še ena pogosta odgovornost. V nekaterih primerih bo morda moral zapisnik še vedno vnesti nekaj prejemkov in predmetov v urejeno knjigovodsko knjigo. Zapisniki so pogosto zadolženi za gotovino in spremljajo nakupe pisarniškega materiala.
Učinkovit zapisnik dnevno organizira in arhivira predmete, namesto da pusti kopičenje potrdil in informacij. Takšno dnevno vodenje evidenc je glavni del tovrstnega dela pisarniškega delavca, vendar se lahko dodelijo tudi druga administrativna dela. Zapisniki si pogosto vzamejo zapisnike na sestankih, preden jih razpošiljajo in pozneje shranijo.