Upravitelj povračil je običajno zadolžen za vodenje zdravstvenih računov, da bi prejeli plačila od tretjih oseb. V mnogih primerih to pomeni komunikacijo z zavarovalnicami ali vladnimi agencijami, ki zagotavljajo zdravstveno zavarovanje nekaterim državljanom. Upravitelj povračil bo usposobljen v različnih vidikih ravnanja z zdravstveno dokumentacijo, da bi olajšal plačila ponudniku.
Čeprav imajo številne bolnišnice in druge ustanove v svoji hierarhiji posebna delovna mesta za upravljanje povračil, je resnica, da številni posamezniki, ki se ukvarjajo s finančnimi in zavarovalniškimi zadevami, delajo na pridobivanju povračil. Nekateri od teh delavcev imajo morda certifikat za medicinsko kodiranje in ravnanje z dokumenti, drugi pa ne. Nekateri se osredotočajo na popravljanje napak na dejanskih zdravstvenih terjatvah, za druge pa je naloga povezovanja s predstavniki zavarovalnice primarna. Večina upraviteljev povračil pa izvaja obe strategiji skupaj, da bi prejeli plačila na zapadle račune.
Upravitelj povračil je pogosto »tekočen« z različnimi vrstami medicinskega kodiranja. Na primer, mednarodno kodiranje ICD9 in ICD10, ki se uporablja za diagnozo, je nekaj, kar bo poznala večina upraviteljev povračil. Upravitelj povračil je lahko tudi vešč razlage kod CPT ali HPCT, postopkovnih kod za različne zdravstvene obravnave. Obe kodi lahko prispevata k natančnim zdravstvenim računom in pravočasnemu plačilu s strani zavarovalnic ali drugih.
Upravljavec povračil je najpogosteje del večje zdravstvene pisarne. Ponudnik ima lahko posebno delovno področje za upravitelje povračil ali pa jih obravnava kot ločen oddelek. V nekaterih primerih je lahko celoten oddelek en posameznik, zlasti v manjši ordinaciji. Upravljavci povračil delajo v številnih različnih nastavitvah, da olajšajo dohodne terjatve in pomagajo ponudnikom zdravstvenih storitev, da ostanejo v poslu.
Ena največjih omejitev za upravitelje povračil je Zakon o prenosljivosti in odgovornosti zdravstvenega zavarovanja ali HIPAA. Ta zakonodaja ščiti podatke o pacientih in zahteva natančno obdelavo vseh zdravstvenih kartotek. Ker se upravitelj povračil toliko ukvarja s podatki, zaščitenimi s HIPAA, se bo verjetno soočil z nekaterimi izzivi pri ohranjanju popolne skladnosti z duhom tega zakona. Vsi zapisi morajo biti ves čas varni, zdravstvene prakse pa se pogosto trudijo, da svojim upravljavcem povračil zagotovijo vse potrebne zaščitne ukrepe, da zagotovijo, da je HIPAA vedno glavna stvar in da ne pride do napak pri spoštovanju.
Ker vsi zdravstveni delavci potrebujejo denar, da ostanejo v podjetju, so upravitelji povračil pogosto zelo cenjen del celotnega delovnega mesta. Upoštevanje načinov, kako različne zdravstvene ustanove zaposlujejo te strokovnjake, lahko opazovalcu pove veliko o splošnem finančnem zdravju določene ustanove. Da bi bili učinkoviti, morajo biti upravljavci povračil usposobljeni in usposobljeni za ravnanje z evidencami in ocenjevanje ter druge kritične vidike dela.