Načrtovanje seminarja je proces organizacije vseh aktivnosti, ki so potrebne za uspešno izvedbo seminarja. Takšni seminarji lahko trajajo nekaj ur ali pa več dni. Nasveti za učinkovito načrtovanje seminarja vključujejo ustvarjanje jasno določenega obsega dela, ustvarjanje načrta ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih, skrbno izbiro prodajalcev, ohranjanje ravnovesja med dejavnostmi in ne pozabite opraviti pregleda po dogodku.
“Obseg dela” je dokument ali serija dokumentov, ki podrobno opisujejo vse zahteve projekta. Ta vrsta dokumenta je bistvenega pomena za učinkovito načrtovanje seminarja, saj pomaga preprečiti nepričakovane težave in stroške. Obseg dela za seminar mora vključevati izpolnjevanje zahtev glede prostora, zabave, jedilnice in tehnologije ter po potrebi tudi zahtev glede zavarovanja in prenočišča. Lahko vključuje tudi informacije o govorcih in z njimi povezanih stroških in zahtevah.
Čeprav lahko obsežen obseg dela pomaga ustvariti nemoten dogodek, se lahko še vedno pojavijo nepričakovane težave. Pogosto spregledan, a pomemben del načrtovanja seminarja je načrtovanje izrednih razmer. Ta proces vključuje analizo celotnega načrta, ugotavljanje najverjetnejših točk, na katerih bi lahko šlo kaj narobe, in razvoj načrta za obvladovanje možnih težav. Na primer, če načrt vključuje večerjo z DJ-jem in ples, mora načrtovalec pripraviti seznam nadomestnih DJ-jev v podobnem cenovnem razredu, da bo pripravljen v primeru, da pogodbeni DJ pade.
Previdna izbira prodajalcev lahko pomaga pri številnih izzivih, ki so tradicionalno povezani z načrtovanjem seminarjev. Načrtovalci bi morali primerjati cene in kakovost za več prodajalcev in morda želijo zaprositi za reference njihovih najboljših izbir. Tudi za prodajalce, kot so gostinci, je smiselno zahtevati dokazilo o zavarovanju odgovornosti. Načrtovalci seminarjev pogosto vodijo seznam prodajalcev, ki so se v preteklosti dobro izkazali, tako da lahko te prodajalce uporabijo za prihodnje dogodke.
Učinkovito načrtovanje seminarja zahteva tudi občutek za ravnotežje. Da bi razpoložljivi čas učinkovito izkoristili, je treba upoštevati vse potrebne dejavnosti, kot so pouk, zabavni dogodki in odmori. Dolgotrajne seje morajo vključevati odmore v stranišče ali telefoniranje in morajo biti v neposredni bližini potrebnih prostorov. Med dejavnostmi mora biti dovolj časa, da udeleženci lahko pridejo z enega področja na drugo, ne da bi kaj zamudili.
Načrtovanje seminarja se pogosto začne z analizo predhodnega seminarja po dogodku. To še posebej velja za ponavljajoče se ali letne dogodke. Analiza uspehov in neuspehov seminarja lahko zagotovi dragocene informacije, zaradi katerih bodo prihodnji seminarji potekali bolj gladko.