Ko se podjetje odloči za nakup artikla ali storitve in želi pridobiti potencialne prodajalce, najprej napiše zahtevo za predlog (RFP). RFP določa merila, ki jih želijo prodajalci obravnavati, ko predlagajo, zakaj bi jih morali najeti za to delo. Pomembno je, da napišete RFP, ki je jasen in zahteva vse potrebne informacije, hkrati pa podjetje predstavi v pozitivni luči. Slabo napisan RFP bi lahko pomenil, da bi podjetje lahko končalo s pretežno nekvalificiranimi ali slabšimi ponudniki ali pa sploh brez predlogov.
Prvi korak pri pisanju RFP je dovolj preprosto ugotoviti, kaj točno podjetje potrebuje. Čeprav se to sliši precej osnovno, je pravzaprav korak, ki ga podjetja najpogosteje prezrejo. Mnoga podjetja začnejo pisati RFP, ne da bi jasno razumela, kakšne so njihove potrebe in želje, in na koncu zahtevajo preveč, premalo ali nasprotujoče si stvari. Za prispevke je treba pridobiti vse, ki so vključeni v prizadeti projekt, in doseči soglasje o tem, kaj je dejansko potrebno, preden se RFP sploh začne.
Prodajalci bodo morali vedeti, kaj točno morate doseči, in kaj preprosto želite doseči. Mnoga podjetja naredijo napako, ko napišejo RFP in ustvarijo seznam želja svojih sanjskih funkcij, vendar uporabljajo besede potrebe, kot sta naj in mora. Prodajalci, ki morda ne bodo mogli izpolniti enega ali dveh od teh meril, ne smejo predložiti predloga, če menijo, da so merila nujno potrebna. Pomembno je, da bodite pozorni na uporabljeni jezik, prihranite potrebne besede, ko so točne, in uporabite mehkejši jezik, kot sta želja in izbirno za prednostne funkcije.
Preden se dejansko zbirajo predlogi, je dobro vedeti, kako bo videti idealen predlog. Če obstaja več vidikov, na podlagi katerih bodo ocenjeni predlogi, na primer, ali bodo ocenjeni po ceni, pravočasnosti in gostoti funkcij, si predstavljajte, koliko bo vsaka od teh lastnosti tehtana. Vedite, kako se bo predlog, ki ponuja najnižjo ceno, a dolg čakalni čas, primerjal s predlogom, ki je dvakrat dražji, vendar traja polovico manj časa. To bo pomagalo zmanjšati zmedo in stres pozneje v procesu.
Sedenje za pisanje RFP je lahko precej neboleč in hiter postopek, ko so postavljeni temelji. V uvodu naj bo le navedeno, zakaj podjetje zahteva predloge, in pregled preostalega zahtevka, vključno s pomembnimi merili in roki. RFP mora nato zajeti, kaj mora vsebovati zmagovalni predlog, sledijo mu želene značilnosti in merila za izbiro zmagovalca, zlasti če obstajajo določena merila za izbor. Nato je treba podati časovnico, ki določa različne referenčne datume in končni rok. Nazadnje bi moral RFP prosilcem dati idejo, kaj se bo zgodilo, vključno s tem, kako dolgo lahko pričakujejo, da čakajo na odgovor, in ali lahko tisti, ki niso izbrani, pričakujejo odgovor.