Diplomo skrbnika baze podatkov je mogoče zaključiti prek spletnega programa ali programa na kampusu na akreditirani univerzi. Nekatere šole lahko ponujajo dodiplomske in podiplomske diplome iz računalništva, s poudarkom na upravljanju podatkovnih baz. Spletne univerze pogosto ponujajo diplome iz informacijskih sistemov in tehnologije, ki študentom dajejo možnost študija upravljanja baz podatkov. Tisti, ki želijo pridobiti diplomo skrbnika baze podatkov, bi morali raziskati fakulteto ali univerzo, njene tečaje in možnosti poklicnega certificiranja.
Preden se zaprosi za sprejem v diplomski program skrbnika baze podatkov, bo bodoči študent morda želel razmisliti o vstopnih zahtevah programa. Številne šole imajo kvalifikacije za sprejem, kot so minimalna povprečja ocen (GPA), priporočilna pisma, prejšnje stopnje ali diplome in standardizirani rezultati testov. Na primer, v Združenih državah Amerike lahko vstop v dodiplomski program zahteva dokončanje srednješolske diplome ali GED in sprejemljive ocene SAT. Vpis v magistrski program v Združenih državah je običajno bolj konkurenčen in zahteva priporočilna pisma, zmerne do visoke ocene GRE, delovne izkušnje in dokončanje dodiplomskega študija.
Priporočljivo je, da se bodoči študenti prijavijo na vsaj tri šole, ne glede na to, ali iščejo dodiplomsko ali podiplomsko diplomo skrbnika baz podatkov. To pomaga iskalcem diplome povečati možnosti, da bodo sprejeti v želeni program, hkrati pa ostanejo konkurenčni pri iskanju. Po prejemu enega ali več sprejemov je naslednji korak za pridobitev diplome iz administracije baz podatkov posvetovanje z akademskim svetovalcem z izbrane univerze študenta. Akademski svetovalci lahko pomagajo pregledati zahteve diplomskega programa, prijaviti študente na tečaje in odpraviti morebitne pomisleke.
Po izpolnitvi začetne dokumentacije in zahtev za registracijo je na iskalcu diplome, da nadaljuje z obiskovanjem tečajev, ki so potrebni za dokončanje diplome. Na primer, dodiplomske diplome iz računalništva s koncentracijo v sistemih baz podatkov lahko zahtevajo splošne izobraževalne tečaje iz računanja in programiranja. Diploma skrbnika baze podatkov, ki študentom pomaga pridobiti strokovno certificiranje, lahko zahteva tečaje mreženja, oblikovanja baz podatkov in spletnega oblikovanja.
Podiplomske stopnje lahko zahtevajo dokončanje diplomske naloge ali zaključnega projekta, da bi diplomirali. Projektna in raziskovalna naloga je lahko dodatek k obveznim predmetom programa ali pa se izvaja kot ločen predmet proti koncu študentovega zadnjega mandata. Tipični projekti vključujejo načrtovanje sistemov za upravljanje baz podatkov, ki temeljijo na trenutni tehnologiji in razpoložljivih prodajalcih programske opreme. V nekaterih primerih se lahko diplomski projekti nadalje razvijejo v tržne izdelke ali novoustanovljena podjetja.