Pripravnik za vodenje dogodkov deluje pod taktirko vodje dogodkov, da zagotovi nemoteno iztekanje vseh vidikov načrtovanega dogodka. Upravljanje dogodkov je izraz, ki se uporablja za opis dejanja načrtovanja in izvajanja dogodkov, številne šole pa ponujajo diplome iz hotelskega in gostinskega menedžmenta za usposabljanje vodij dogodkov. Pripravnik za vodenje dogodkov sodeluje z vodjo dogodka pri usklajevanju teme, proračuna, hrane, prizorišča, glasbe, sporočil za javnost, varnosti in mnogih drugih logističnih vidikov, ki so potrebni za gostovanje dogodka.
Tema je običajno prva točka, o kateri se razpravlja, ko vodje dogodkov sodelujejo s stranko. Če natančno razumete, kaj želi stranka, vodja dogodkov in pripravnik za vodjo dogodkov vesta, kje začeti. Položaji pripravnikov pogosto vključujejo raziskovanje zgodovine teme, da se doseže zgodovinska natančnost. Na primer, kostumska zabava Gone with the Wind bi morala vključevati predvojne obleke in morda celo hrano in glasbo iz tega obdobja. Pripravnik za vodjo dogodkov razišče običajne elemente iz tega časovnega obdobja in vodji dogodka zagotovi potrebne podrobnosti za razvoj načrta.
Proračun je še en pomemben vidik pri načrtovanju dogodkov. Ko je tema določena, bo vodja dogodka s stranko razpravljal o proračunskih pragih, da bi ugotovil, kolikšen znesek porabe je na voljo. Pripravnik je nato odgovoren za to, da zahteva ponudbe od različnih prodajalcev, združi informacije in vodji dogodka zagotovi poročilo za pregled. Glede na končno poročilo bodo morda potrebna pogajanja, da se zagotovi izpolnitev potreb stranke. Pripravnik lahko sodeluje pri pogajanjih med vodjo dogodka in bodisi prodajalci ali stranko, da se nauči, kako poteka umetnost pogajanj.
Pripravnik za vodenje dogodkov se včasih šteje za “gopherja” zaradi števila dodeljenih nalog v zadnjem trenutku. Ko se dan dogodka približuje, so številne majhne dejavnosti, kot je klic za potrditev dostave ali preverjanje seznama RSVP, pade na pripravnika. Dnevne povratne informacije so pogoste, kjer vodja dogodka in pripravnik pregledata kontrolni seznam, da zagotovita, da so vsi vidiki obravnavani pravočasno.
Na dan dejanskega dogodka je pripravnik za vodenje dogodkov običajno zadolžen za usklajevanje zakulisja z različnimi prodajalci. Vsakdanje stvari, kot je načrtovanje območij parkiranja in raztovarjanja za prodajalce ter potrditev pravilnih naročenih artiklov, so bile dostavljene pripravniku. Ko se dogodek začne, je lahko vodja dogodka del praznovanj in pripravnik bo nenehno spremljal prodajalce, da bo zagotovil nemoteno delovanje.
Ko se dogodek zaključi, bosta vodja in pripravnik za vodenje dogodkov sodelovala s prodajalci, da zagotovita, da bo prizorišče ostalo v neokrnjenem stanju in da bodo vsi materiali odstranjeni. V dneh po dogodku si bo pripravnik prizadeval vrniti vse najete ali izposojene predmete in pripraviti poročilo o končnih stroških. Vodja in pripravnik se pogovorita o morebitnih težavah, ki so nastale, in določita, kako naprej. Ko so končni stroški plačani, pripravnik vloži poročilo o dogodku in se premakne na naslednji dogodek.