Certificirani upravitelj programske opreme ima uradni certifikat, ki ga je izdalo združenje Software and Information Industry Association (SIIA), in upravlja licence programske opreme podjetja. On ali ona izvaja preiskave, da zagotovi, da podjetje upošteva licenčne pogoje, ki jih izda vsak prodajalec programske opreme, in se nauči posebnih zakonov o avtorskih pravicah, da prepreči pravne težave. Certificirani vodja programske opreme zbere informacije iz revizij in pripravi načrt upravljanja programske opreme, ki mu lahko podjetje uspešno sledi. Prav tako je običajno, da strokovnjaki s tem naslovom delajo več kot samo upravljanje programske opreme; na primer vodje človeških virov, sistemski skrbniki in pravni strokovnjaki imajo lahko naziv certificiranega upravitelja programske opreme.
Ocenjevanje lokalne zakonodaje o avtorskih pravicah in skrbno preučevanje licenčnih pogodb sta prvi koraki pri upravljanju programske opreme. V podjetjih z velikim številom računalnikov certificirani upravljavci programske opreme porabijo veliko svojega časa za zagotavljanje, da imajo operacijski sistem in aplikacije vsakega računalnika veljavne licence in da se številke licenc uporabljajo v skladu s pogodbo o vsakem izdelku. Pogoste vrste licenc za programsko opremo, ki so bile raziskane, vključujejo omrežne licence, shareware, licence za posamezne stroje in licence za podjetja. Poleg iskanja neveljavnih licenc lahko poskušate zmanjšati stroške tudi tako, da zagotovite, da podjetje uporablja cenovno najugodnejši možni načrt licenc. To vključuje izkoriščanje popustov za količinske nakupe licenc in včasih zamenjavo trenutne aplikacije z ugodnejšimi alternativami.
Ustvarjanje strukturiranega načrta upravljanja programske opreme je ena od glavnih odgovornosti certificiranega upravitelja programske opreme. On ali ona izdela podroben pravilnik, ki pojasnjuje pravilno uporabo licenc programske opreme in metode za uveljavljanje načrta upravljanja programske opreme. Načrt opredeljuje posebne postopke za dodajanje novih licenc, prenos obstoječih licenc in ukinitev nepotrebnih licenc ter navaja tudi programe, ki jih podpira organizacija. Prav tako mora navesti postopek za odstranjevanje nelicencirane programske opreme iz računalnikov.
Certificirani upravljavci programske opreme uporabljajo načrt upravljanja programske opreme kot izhodišče za postopek revizije. Nenehno morajo spremljati uporabo licenc programske opreme v organizaciji, da zagotovijo, da je načrt uspešen, in lahko po potrebi posodobijo pravilnik. Spremljata se zakonska skladnost in stroški programske opreme, zato je mogoče poiskati nove metode licenciranja, ki lahko prihranijo denar podjetju. Pooblaščeni vodja programske opreme mora načrt posredovati tudi drugim in druge poučiti o politikah podjetja za upravljanje programske opreme ter o kakršnih koli pravnih in poslovnih posledicah, ki lahko nastanejo zaradi neupoštevanja politike.