Uslužbenec javne evidence vodi datoteke in evidence vladnih ali javnih agencij. Morda je zadolžena za dokumente za manjšo krajevno skupnost ali za večjo regijo ali okolico. Na nekaterih položajih je lahko uradnik odgovoren tudi za beleženje novih informacij, ki postanejo del baze podatkov urada.
Odgovornosti tega dela se razlikujejo glede na geografsko lokacijo urada za javne evidence. Javne evidence so v vsaki državi in jurisdikciji opredeljene in organizirane drugače. Nekatere javne organizacije beležijo in arhivirajo samo osebne podatke, kot so rojstni in smrtni listi, dovoljenja za poroko in civilno zvezo ter odločbe o ločitvi. Drugi se osredotočajo na zbiranje informacij o prodaji ali prenosu zemljišč in nepremičnin, conskih okrožjih, javni rabi zemljišč in splošni demografiji. V nekaterih primerih lahko ena agencija obravnava vse javne evidence.
Dolga leta je bil uradnik za javne evidence na splošno dolžan zbirati in vzdrževati papirne datoteke vseh evidenc in dokumentov. V osemdesetih letih prejšnjega stoletja so bili številni zapisi preneseni v mikrofiše, da bi olajšali shranjevanje in dostop. Približno desetletje pozneje je pomnilnik računalniškega trdega diska nadomestil mikrofiš kot prednostni sistem za shranjevanje in varovanje javnih dokumentov. Na podlagi tega napredka se je razvilo delo uradnika javne evidence. Zdaj se običajno pričakuje, da ima računalniške veščine za snemanje, dostop in širjenje informacij. V nekaterih primerih so datoteke na mikrofišah in papirju še vedno v postopku prenosa v računalniško bazo podatkov. To je običajno tudi del njenega dela.
Ker je veliko javnih evidenc na voljo na spletu, je pogosto potreben uradnik za javno evidenco, da pomaga ljudem pri dostopu do njih. To pogosto zahteva, da zagotovi podporo po telefonu ali e-pošti. V nekaterih primerih se pričakuje, da bo pobrala pristojbine za kopije dokumentov, zahtevanih na spletu ali po pošti.
Čeprav izraz javne evidence pomeni, da so informacije, ki jih vsebujejo, zlahka dostopne širši javnosti, to ni običajno. Pravila, ki urejajo, kateri zapisi so na voljo širši javnosti, se razlikujejo glede na regijo. Od referenta javne evidence se običajno pričakuje, da ve, kateri zapisi so na voljo za javni pregled in katere si lahko ogledajo le tisti, ki imajo sodne pozive ali sodbe, ki dovoljujejo njihovo objavo.
Za delovno mesto uradnika javne evidence je običajno potrebna srednješolska diploma ali enakovredna diploma. Pogosto je prednostno znanje ali izkušnje na področju računalniške tehnologije. Na splošno so potrebne dobre veščine odnosov z javnostmi, pa tudi močno ozadje pri vzdrževanju datotek in evidenc. Nekateri delodajalci zahtevajo delovne izkušnje na področju odnosov s strankami ali administrativne podpore.