Poštni tok je vsota dokumentov, paketov in elektronske korespondence, ki se premika po podjetju ali domu. Izraz se pogosteje uporablja v svetu podjetij, običajno v kontekstu učenja, kako upravljati velik poštni tok, ki prihaja z velikim podjetjem. Več podjetij je specializiranih za poštne storitve, ki ponujajo načine za izboljšanje učinkovitosti na vsakem koraku postopka pošiljanja pošte. Za podjetja, ki so specializirana za trženje, je ustvarjanje poenostavljenega poštnega sistema ključnega pomena.
Poleg same pošte poštni tok obsega korake na poti. Ustvarjanje dokumentov, obdelava pošte, arhiviranje, obdelava in vsa druga opravila, povezana s poštnim tokom, so vključena v to. Od trenutka, ko je dokument ustvarjen do trenutka, ko zapusti podjetje, je vključen v poštni tok. Na drugi strani enačbe, ko korespondenca vstopi v podjetje, postane tudi del poštnega toka, dokler ni ustrezno obravnavana.
Računi, paketi, osebna korespondenca, tržno gradivo in digitalni dokumenti so del poštnega toka. Medtem ko lahko posamezniki običajno upravljajo svojo pošto sami, mora podjetje običajno uvesti sistem. Večina podjetij dnevno pošilja velike količine gradiva in usmerja pošto v celotnem podjetju skozi osrednjo poštno sobo. Nekateri ukrepi, sprejeti za izravnavo poštnega toka, vključujejo uporabo standardiziranih ovojnic, razvrščanje pošte pred pošiljanjem, tako da lahko podjetje prejme cene poštnih pošiljk v velikem obsegu, in uporabo računalniških programov za upravljanje pošte. Dohodno pošto obdelujejo in dostavljajo zaposleni v poštni sobi.
Na področju elektronske komunikacije mnoga podjetja uporabljajo visoko zmogljive storitve filtriranja in razvrščanja za organizacijo pošte, preden ta prispe na končni cilj. Ti programi običajno filtrirajo viruse in neželeno gradivo, preden zagotovijo, da digitalna komunikacija doseže pravo osebo. Mnoga podjetja izkoriščajo digitalni poštni tok tudi za pošiljanje promocijskih e-poštnih sporočil strankam, saj je neposredno trženje z uporabo digitalnih medijev veliko cenejše od fizične direktne pošte.
Z vodenjem dobre evidence o poštnem toku lahko podjetje ponudi boljše storitve za stranke in stranke. Večina podjetij ima težave tudi s sinhronizacijo digitalnih in fizičnih komunikacij. Digitalna korespondenca ima veliko krajši zamik kot fizična. Za stranke je lahko dražeče ali moteče, če evidence podjetja niso posodobljene. V podjetju s sinhroniziranim in organiziranim poštnim tokom lahko predstavnik podjetja poišče stranko in spremlja vso korespondenco podjetja z njo, s čimer je interakcija s strankami veliko enostavnejša.
SmartAsset.