Ad hoc poročilo je poročilo, ki ga oseba ustvari kot odgovor na posebno zahtevo po informacijah in ne v določenih intervalih ali kot del rutinskega poročanja. Nadzorniki lahko zahtevajo taka poročila iz različnih razlogov in običajno zagotovijo časovni okvir za dokončanje, na primer zahteva, da se poročilo predloži do konca delovnega dne. Na voljo so orodja za pomoč pri ustvarjanju takšnih poročil, odvisno od narave posla in zahteve.
Latinski izraz »ad hoc« pomeni »za to«, kar se nanaša na idejo, da je poročilo naročeno za določen namen in pokriva določeno temo. Zahteva za ad hoc poročilo lahko vključuje notranje informacije, kot so podatki o prodaji, uspešnosti zaposlenih itd. Vključuje lahko tudi zunanje informacije, kot so podatki o spreminjajočih se tržnih razmerah, pričakovanjih potrošnikov in druge teme. Ko se zahteva ad hoc poročilo, mora vključevati podrobno razpravo o tem, kaj se pričakuje v poročilu.
Za tovrstno delo so običajno zadolženi sekretarji in drugo administrativno osebje. Zbirajo podatke iz podatkovnih zbirk podjetij in zunanjih raziskav, kot je pregled trgovinskih publikacij in novic. Programski programi imajo pogosto predloge, ki jih ljudje lahko uporabijo za hitro ustvarjanje poročil. Te se lahko povežejo z bazami podatkov, da omogočijo generiranje grafikonov, grafov in drugih vizualnih predstavitev podatkov, pri čemer se rišejo neposredno iz baze podatkov, namesto da bi osebo silili, da ustvari predstavitev iz nič.
Nekateri razlogi za prošnjo za ad hoc poročilo lahko vključujejo raziskovalne načrte za uvedbo novih izdelkov in storitev, predhodne tržne raziskave in priprave na prenovo poslovnih praks in načrtov. V vseh primerih bodo začetni podatki služili kot vodilo za osebje, ki se mora odločiti, kako naprej. Ad hoc poročilo lahko opredeli posebne težave in bo poudarilo dejavnosti, ki jih je treba izvajati ali se jim izogniti. Poročilo lahko na primer pokaže, da se bodo industrijski standardi kmalu spremenili, zaradi česar je nespametno vlagati v sistem, ki je zasnovan za olajšanje skladnosti z obstoječimi standardi, ker bi se moralo podjetje v bližnji prihodnosti nadgraditi.
Čeprav je ad hoc poročilo naročeno v kratkem času, mora biti še vedno v skladu s profesionalnimi predstavitvenimi standardi. To vključuje lektoriranje za tipkarske napake, napake in berljivost, pravilno oblikovanje dokumenta in upoštevanje vseh notranjih standardov, ki jih določi podjetje za izdajo poročil. Pri tem si lahko pomagate s predlogo, saj je mogoče informacije vstaviti v predlogo, da zagotovite, da poročilo sledi znani splošni strukturi.
SmartAsset.