Ni mogoče zanikati dejstva, da ima e-pošta ključno vlogo v poslovnem komuniciranju predvsem zaradi dejstva, da je eden pomembnejših kanalov za povezovanje različnih podjetij tako z notranjimi kot zunanjimi subjekti, povezanimi s poslovanjem. Podjetja uporabljajo elektronsko pošto za komunikacijo s svojimi zaposlenimi in drugimi člani organizacije. Uporablja se tudi kot sredstvo za komunikacijo s strankami, dobavitelji in drugimi ljudmi, ki so bistveni za poslovanje podjetja.
Vključitev elektronske pošte v poslovno komunikacijo je dejstvo, da jo lahko uporabljamo za osnovno komunikacijo znotraj podjetja. Vodstvo lahko zaposlene obvesti o vseh vrstah informacij, povezanih s podjetjem, ki jih želi posredovati. Na primer, če bo sestanek podjetja v tednu, bo podjetje zadevnim zaposlenim poslalo e-pošto z obvestilom o času, kraju in namenu sestanka. V preteklosti bi se takšne informacije prenašale prek pisem, biltenov in drugih manj priljubljenih sredstev komunikacije, vendar je e-pošta nadomestila te kanale kot prednostna metoda komunikacije. Ena od zanimivosti te metode je dejstvo, da je trenutna, zaradi česar je enostavno doseči največje število zaposlenih v najkrajšem času, in tudi dejstvo, da je poceni in zmanjšuje nered papirja.
Druga vloga elektronske pošte v poslovnem komuniciranju je njena uporaba kot sredstvo za trženje in promocijo storitev in izdelkov podjetja. Večina podjetij pošilja svojim strankam ciljno usmerjena e-poštna sporočila o kakršnih koli novih izdelkih, spremembah obstoječih izdelkov in drugih vrstah trženjskih pobud, na katerih delajo. Učinek te vloge elektronske pošte v poslovnem komuniciranju je osredotočen tudi na njeno vrednost kot poceni sredstva za najhitrejši doseg največjega števila strank in potrošnikov.
Skupna raba datotek in drugih oblik podatkov je vloga elektronske pošte v poslovni komunikaciji, ki je prav tako pomembna. Podjetja lahko pošiljajo ogromne količine informacij po e-pošti na način, ki morda ne bi bil tako enostaven z navadno pošto. Podjetje lahko na primer pošlje slike in druge podatke strankam, ki pokličejo, da se pozanimajo o storitvah podjetja. Ob predpostavki, da stranka pokliče zavarovalnico in sprašuje o njenih izdelkih, lahko agent po telefonu zahteva strankino e-pošto, da pošlje informacijske pakete, do katerih lahko stranka takoj dostopa. Pošiljanje takega paketa po navadni pošti lahko traja več dni, v tem času pa si bodoča stranka lahko premisli ali poišče drugo podjetje.
SmartAsset.