Da bi bili v koraku z nenehno spreminjajočim se delovnim mestom, imajo administrativni strokovnjaki širok nabor odgovornosti. Ti pisarniški strokovnjaki se lahko specializirajo na številnih področjih, od pravnih, medicinskih in izobraževalnih poklicev do državnih ali tehnoloških področij. Administrativne veščine se bodo razlikovale med različnimi panogami in različnimi geografskimi lokacijami.
Čeprav to ni vedno potrebno, je veliko administrativnih strokovnjakov certificiranih ali diplomiranih iz poslovanja, administracije, tehnologije pisarniških sistemov ali sorodnih programov. Za vsa ta delovna mesta je na splošno potrebna vsaj srednješolska diploma ob vstopu. Poleg tega je pogosto koristno imeti izkušnje ali izobrazbo na določenem področju. Na primer, tistim, ki delajo v pravnem okolju, bi lahko bilo koristno imeti administrativne veščine, povezane s študijem parapravnega prava.
Pisarniškim strokovnjakom v tehnoloških panogah se morda zdi koristno imeti dodatne matematične, naravoslovne ali računalniške veščine. Večina državnih služb bo na splošno zahtevala tudi izpit za državno službo. Stalno izobraževanje, delavnice in strokovne organizacije so drugi odlični načini za pridobivanje nadaljnjega znanja in administrativnih veščin.
Čeprav se njihove naloge lahko razlikujejo od področja do področja in kraja do kraja, bo večina pisarniških strokovnjakov še vedno delila podoben nabor sposobnosti. Eden od teh vključuje močne organizacijske sposobnosti. Administrativni strokovnjaki morajo imeti sposobnost večopravilnosti in uporabljati veščine upravljanja časa. Znano je, da administrativni delavci poleg spoštovanja rokov žonglirajo s številnimi nalogami in strankami. Ti strokovnjaki ne smejo zagotavljati le splošnih pisarniških postopkov, temveč tudi podporno osebje; izvajati načrtovanje; ravnati z nakupi; trenirati druge; in komunicirati s strankami, prodajalci in širšo javnostjo.
Poleg tega morajo administrativne sposobnosti pisarniških delavcev vključevati izjemno komunikacijo, tako pisno kot ustno. Ne samo, da so odgovorni za hitro in učinkovito obravnavo vseh klicev, temveč morajo tudi redno preverjati glasovna in e-poštna sporočila ter jih posredovati ustreznim strankam. Za pravilno ravnanje s pisno korespondenco v pisarni in zunaj nje so pomembne tudi močne pisne, raziskovalne in slovnične sposobnosti. Administrativni strokovnjaki so v bistvu rešilna bilka pisarne.
Poznavanje osnovnih smernic poslovnega bontona in prakticiranje diskrecije pri občutljivih vsebinah in materialih sta dodatna administrativna znanja, potrebna v pisarni. Drug pomemben vidik dela vključuje tehnološke veščine. Pisarniški strokovnjaki morajo imeti močne računalniške in tipkovnice. Prav tako morajo biti obveščeni o tehnoloških spremembah v različnih sistemih programske opreme, kot so obdelava besedil, preglednice in baze podatkov, ter vzdrževati ustrezne internetne spretnosti. Pomembno je tudi upravljanje evidenc.
Vzdrževanje evidenc vključuje postopke vložitve, ki vključujejo elektronsko in ročno vlaganje. Sredi vsega tega morajo upravni delavci pogosto vzdrževati dokumentacijo in zaloge ter razdeljevati pošto in pakete. Poleg tega je treba opremo v pisarni, kot so faksi, kopirni stroji in tiskalniki, preverjati in vzdrževati ves dan. Administrativne veščine zahtevajo vseživljenjsko izobraževanje in usposabljanje, da bi sledili spreminjajočim se tehnologijam in svetovnim zahtevam.
SmartAsset.