Usklajevanje glavne knjige je kritičen korak pri zagotavljanju, da so finančne dejavnosti organizacije pravilno evidentirane, tako da se lahko računovodski izkaz organizacije zaupa kot natančen odraz njenega finančnega stanja. Sama uskladitev se nanaša na primerjavo različnih evidenc, da se zagotovi, da so številke točne in skladne, in če niso, jih uskladimo. Podobno kot pri usklajevanju osebne čekovne knjižice tudi uskladitev glavne knjige vključuje preverjanje, ali so bile vse transakcije organizacije v obdobju pravilno zabeležene. Usklajevanje glavne knjige je seveda veliko bolj zapleteno in pogosto računalniško podprto; kljub temu lahko uskladitev glavne knjige velike korporacije včasih traja več dni.
Prvi korak v postopku usklajevanja glavne knjige je zagotoviti, da tisti, ki so odgovorni za uskladitev, ne sodelujejo pri knjiženju njenih računov. Za preprečevanje goljufij ali poneverbe je bistvenega pomena sistem nadzora in ravnotežja. Prav tako je treba voditi sočasno, trajno evidenco vseh transakcij. Na primer, vse prihodke je treba nemudoma evidentirati in dnevno deponirati v banki. Razlike med zneski, položenimi v banko, in prihodki so lahko preprosto pisarniške napake, lahko pa tudi razkrijejo goljufivo dejavnost.
Vsote vpisov v pomožnih knjigah se knjižijo na »konte uskladitve« v glavni knjigi. Vpise v pomožne knjige, kot so obveznosti do kupcev ali terjatve, je treba primerjati z njihovimi dokazili, vsoto vnosov v vsaki pomožni knjigi pa je treba primerjati z ustreznim vnosom v glavni knjigi. Obstajajo številne različne možne napake, ki se lahko zgodijo pri knjiženju v glavno knjigo in večina od njih ne vključuje goljufije ali poneverbe. Na primer, postavke so lahko knjižene z ustreznimi zneski gotovine, vendar na napačen račun, ali pa se lahko prenesejo številke v knjiženju. Te napake bi morala odkriti temeljita uskladitev glavne knjige. Ko se odkrijejo napake ali neskladja, jih ne bi smeli popravljati, ampak jih zabeležiti ločeno in objaviti kot usklajevalne vnose.
Ena najpomembnejših uskladitev glavne knjige je uskladitev gotovine, ki primerja vnose v glavni knjigi z evidenco bančnih depozitov. Čeprav so napake, odkrite na tej stopnji, lahko preproste pisarniške napačne izračune, jih je treba jemati zelo resno; če jih ne ujamemo, lahko povzročijo napačno navedbo finančnega položaja družbe v računovodskem izkazu, ki je v celoti črpan iz glavne knjige.
Drug pomemben element usklajevanja glavne knjige je poskusna bilanca, ki preprosto primerja vsoto vseh bremenitev z vsoto vseh dobroimetja. Če vsota nista enaka, sta računi neravnovesja in je treba vsaj izslediti napako in vnesti popravek.
Zlasti v veliki organizaciji je nepremišljeno čakati na pripravo računovodskega izkaza za uskladitev glavne knjige. Namesto tega bi moralo potekati usklajevanje kontov glavne knjige sproti, ko se izvajajo knjiženja, komponente, ki sestavljajo pomožne knjige, pa je treba čim pogosteje pregledati in uskladiti. Poskusno tehtnico je treba izvajati tako pogosto, kot je izvedljivo, vendar v nobenem primeru manj kot enkrat na mesec.
SmartAsset.