Knjiga plačljivih računov je seznam računov z informacijami o denarju, ki ga dolguje prodajalcem, dobaviteljem in drugim podjetjem. Podjetja uporabljajo to knjigo za ločevanje kratkoročnih finančnih obveznosti od večjega dela glavne knjige. Podjetja imajo lahko v svoji knjigi obveznosti več različnih finančnih računov, odvisno od velikosti njihovega poslovanja. Večja podjetja običajno zaposlujejo računovodske uradnike za upravljanje informacij o svojih obveznostih.
Obveznosti so zelo cikličen proces v računovodskem sistemu podjetja. Računovodski referenti morajo pogosto presejati obilne količine papirja, ko vodijo knjigo obveznosti. Dokumenti o obveznostih do zunanjih računov vključujejo račune prodajalcev ali dobaviteljev, mesečne račune in drugo dokumentacijo, ki zahteva plačilo blaga ali storitev. Informacije iz teh zunanjih dokumentov so vsebovane v knjigi poslovnih obveznosti družbe. Večina podjetij določi rok plačil za te zunanje dokumente. Kontrolorji in računovodski nadzorniki bodo izvajali urnike iz sistema obveznosti do dobaviteljev, da bi ugotovili, kateri računi trenutno zahtevajo plačilo.
Podjetja uporabljajo tudi interne dokumente za upravljanje informacij o obveznostih. Naročilnice so najpogostejši interni dokument, ki se nanaša na sistem plačilnih obveznosti podjetja. Naročila vsebujejo posebne informacije o pooblaščenih nakupih blaga ali storitev. Te informacije so vsebovane v knjigi obveznosti podjetja, tako da lahko računovodski referenti povežejo račune prodajalcev z naročili. Usklajevanje računov prodajalcev z internimi naročili zagotavlja, da ima podjetje vso potrebno dokumentacijo za primerjavo in pregled postavk obveznosti. Naročila predstavljajo tudi notranjo kontrolo za uskladitev količine prejetih artiklov, zneskov v dolarjih za izdelke in drugih informacij, ki se ujemajo s predhodno dogovorjenimi informacijami.
Glavna knjiga podjetja običajno vključuje skupno knjigo obveznosti podjetja. Podatki v glavni knjigi podjetja se uporabljajo za izdelavo računovodskih izkazov podjetja. Namesto da bi vključevala obilne količine informacij v zvezi s poslovanjem, podjetja uporabljajo podknjige (kot so obveznosti), da hranijo podrobne informacije zunaj glavne knjige. Podjetja bodo ob koncu vsakega obračunskega obdobja pripravila računovodske izkaze na podlagi informacij v glavni knjigi.
Podatki o obveznostih so navedeni v bilanci stanja podjetja. Ker so obveznosti do računov finančna obveznost, bo račun običajno imel dobroimetje. Računi s dobroimetjem v računovodstvu so vključeni v podatke o obveznostih družbe v njihovi bilanci stanja. Obveznosti so kratkoročne obveznosti in bodo običajno navedene v tekočih obveznostih podjetja. Zunanji poslovni deležniki pogosto primerjajo kratkoročne finančne obveznosti podjetja s kratkoročnimi sredstvi. Ta primerjava bo zainteresiranim stranem pomagala ugotoviti, ali ima podjetje dovolj denarja za terjatve za plačilo svojih obveznosti.