Dnevnik obračuna plač je posebna računovodska revija, ki vsebuje informacije v zvezi s kadrovsko službo podjetja. Podjetja uporabljajo dnevnik plač za beleženje informacij o plačah, plačah, davkih na izplačane plače, ugodnostih in drugih informacijah. Posebne revije omogočajo podjetjem, da ločijo informacije za enostavno pregledovanje in oceno uspešnosti svojega podjetja. Podjetja z več deset ali sto zaposlenimi lahko uporabljajo številne plačilne dnevnike za razčlenitev informacij glede na posebne skupine in/ali vrste informacij.
Dnevnik plač podjetjem ponuja tri pomembne prednosti. Podjetja lahko razdelijo delovne razrede, prihranijo čas pri knjiženju informacij v svojo glavno knjigo in zmanjšajo napake pri vnosu podatkov. Mnoga podjetja ločujejo svoje vrste dela v računovodskih dnevnikih in knjigah. To podjetju omogoča, da vodi posebne evidence, ki se nanašajo na vrsto in število zaposlenih, ki se uporabljajo za opravljanje določenih poslovnih funkcij. Osnovna ločitev dnevnika vključuje plačo in zaposlene na uro. Poleg tega lahko te revije ločijo zaposlene po oddelkih, oddelkih ali drugih posebnih informacijah.
Oddelki za človeške vire so običajno odgovorni za vzdrževanje podatkov o plačilnih listih podjetja. Vodje človeških virov in zaposleni spremljajo informacije, ki se nanašajo na ure, ki jih je vsak posameznik opravil v podjetju, provizije ali bonuse, ugodnosti in druge informacije. Uporaba dnevnika plač omogoča vodjem človeških virov, da te informacije pregledajo ločeno od drugih računovodskih informacij podjetja. Oddelek za kadre običajno pripravi vpise v dnevnik za vsako plačilno obdobje in te podatke objavi v dnevniku plač. Ko je dnevnik obračuna izpolnjen za celotno obračunsko obdobje, bodo vodje kadrov te podatke posredovali svoji računovodski službi za vključitev v glavno knjigo podjetja.
Podjetja lahko zmanjšajo napake pri vnosu podatkov, ki uporabljajo plačilni dnevnik. Plačilne dnevnike je mogoče uskladiti ločeno od glavne računovodske knjige podjetja. Ta uskladitev zagotavlja, da so v dnevnik vključeni samo podatki o plačah. Podjetja, ki vključujejo redne računovodske informacije s podatki o plačilnih listih, lahko ustvarijo težaven in dolgotrajen postopek pri pregledovanju informacij o plačilu. Lastniki podjetij, direktorji in menedžerji na izvršilni ravni bodo morda želeli pregledati informacije o plačilnih listih ločeno od običajnih računovodskih informacij.
Podatki o plačah so vključeni v glavno knjigo podjetja, da se zagotovi, da so vsi podatki iz posebnega dnevnika vključeni v računovodski izkaz podjetja. Podatki o plačah so vključeni v izkaz poslovnega izida in bilanco stanja podjetja. Izkaz poslovnega izida vključuje podatke o odhodkih za plače v tekočem obračunskem obdobju. Bilanca stanja vključuje informacije o plačanih plačah ali prejemkih. Plačljive ugodnosti se običajno nanašajo na informacije, kot so prispevki delodajalca v zdravstveno varstvo ali pokojninski načrt.
SmartAsset.