Upravljanje naročilnic je interna poslovna računovodska funkcija. Podjetja uporabljajo nabavni proces za pridobitev zalog, operativnih sredstev in drugih predmetov, potrebnih za proizvodnjo blaga ali storitev. Naročila predstavljajo interni dokument, ki daje posebna pooblastila za nakup različnih virov. Večja podjetja imajo običajno bolj natančno opredeljen postopek naročila kot manjša podjetja. Velika podjetja ustvarjajo politike upravljanja naročil, da zagotovijo, da zaposleni upoštevajo standardne operativne postopke za ta proces.
Lastniki podjetij običajno določijo pooblastilo za naročilnice določenim posameznikom v podjetju. Lastniki podjetij, direktorji in vodje na izvršni ravni pogosto dovolijo operativnim vodjem, da odobrijo naročila za njihov oddelek. Naročila za znatne zneske v dolarjih, kot je nekaj tisoč dolarjev, so edina naročila, ki potrebujejo pooblastilo izvršilnega organa. Lastniki podjetij in izvršni vodje prenesejo to sposobnost, da zagotovijo, da se poslovanje podjetja lahko nadaljuje brez pretiranega nadzora.
Podjetja lahko uporabljajo sistem upravljanja naročil, ki zahteva pregled več prodajalcev ali dobaviteljev. Ta zahteva zagotavlja, da podjetje dobi najnižje možne stroške za ekonomske vire. Proizvodna, proizvodna in gradbena podjetja običajno uporabljajo sistem naročil za ponudbo/predlog. Sistem ponudb/predlogov omogoča prodajalcem in dobaviteljem, da podjetju predstavijo posebne informacije v zvezi z nakupi gospodarskih virov. Prodajalci in dobavitelji bodo opisali stroške za vsak artikel, razpoložljiv postopek dostave in čas, potreben za dokončanje vseh storitev, navedenih v ponudbi/ponudbi. Ta proces lajša podjetje, da ne opravlja velikih količin dela v zvezi s pridobivanjem gospodarskih virov.
Velika podjetja imajo pogosto oddelek za nabavo, ki je izključno odgovoren za pridobivanje virov. Ta oddelek vzame pooblaščeno naročilo in ga pošlje prodajalcu ali dobavitelju. Nabavni oddelek pregleda razpoložljivost blaga, da zagotovi, da lahko prodajalec izpolni vse pogodbene obveznosti v naročilu. Nadaljnje težave ali spremembe naročilnice se lahko pošljejo operativnemu vodji v njegovo odobritev. Nabavni oddelek je preprosto posredniška funkcija, ki obdeluje proces naročanja v sistemu upravljanja naročil.
Ko je blago ali storitve prejeto ali dokončano, bodo prodajalci in dobavitelji podjetju poslali račun, da zahtevajo plačilo. S tem se začne zadnji proces sistema upravljanja naročil. Račun pregleda računovodstvo podjetja. V računovodstvu je za pregledovanje dokumentacije o naročilnici in izdajo plačil odgovorna dolžnika. Številna podjetja uporabljajo trismerni sistem ujemanja. Uslužbenci obračunov bodo pregledali interno naročilnico glede na prejemno dokumentacijo in račune prodajalcev. Podjetja bodo izdala plačila šele, ko se bodo vsi trije kosi papirja ujemali. Računovodski referenti bodo podatke vnesli v računovodsko programsko opremo podjetja, natisnili ček in dali pooblaščenega podpisnika podpisati izdajo plačila prodajalcu.
SmartAsset.