Primarna vloga koordinatorja sprememb je usklajevanje toka dokumentov, ki obkrožajo kakršne koli spremembe tekočega projekta ali velikega sistema. Da bi bil uspešen v tej vlogi, mora biti osredotočen na podrobnosti, uživati v delu s kompleksnimi projekti in imeti odlične sposobnosti večopravilnosti. Upravljanje sprememb je proces nadzora in upravljanja sprememb in ta položaj je v tem procesu kritičen.
Ni posebnega programa usposabljanja, da bi postali koordinator sprememb. Namesto tega velika večina delodajalcev od koordinatorja sprememb zahteva, da ima končano formalno višješolsko izobraževanje na sorodnem področju. To lahko vključuje računovodske, poslovne, upravljavske ali računalniške informacijske sisteme. Te programe je mogoče zaključiti na ravni univerze ali visoke šole in običajno trajajo tri do štiri leta rednega študija.
Tri glavne naloge koordinatorja sprememb so izvajanje procesa upravljanja sprememb, oblikovanje poslovnega procesa, ki ga podpira, in zagotavljanje skladnosti. Podrobnosti postopka se bodo razlikovale, vendar bo vedno prisotna oseba, ki zahteva spremembo, vodja projekta, odgovoren za pregled zahteve, in obvestilo ekipe o statusu zahteve. Večina podjetij oblikuje večdelni obrazec ali elektronski potek dela za upravljanje tega procesa.
Za pravilno delovanje upravljanja sprememb mora biti vzpostavljena dva vidika: dokumentacija zahteve in ustrezna odobritev. Dokumentacija zahteve mora vsebovati dejansko postavko, ki jo je treba spremeniti, poslovno racionalnost zahteve ter pričakovane koristi in tveganja, ki so neločljivo povezana z zahtevo. Vse spremembe morajo imeti jasno korist, bodisi z izboljšanjem procesa ali odpravljanjem težave.
Postopek odobritve je bistvenega pomena pri upravljanju sprememb in koordinator sprememb je odgovoren, da zagotovi, da vse zahteve odobri ustrezna oseba. Če zahtevate odobritev višjega osebja, je treba vse zahteve pojasniti članu vodstvene ekipe, ki ima lahko drugačno perspektivo in vidi dodatna tveganja ali koristi. Poleg tega ta postopek zmanjšuje tveganje, da bo osebje zahtevalo spremembo, ki bo zmanjšala notranje kontrole.
Zagotavljanje skladnosti je pomemben del vloge koordinatorja sprememb. On ali ona je odgovoren za izdajo številk za sledenje spremembam in pregled projektnih načrtov, da zagotovi, da imajo vse zahteve za spremembe dodeljeno številko. Poleg tega je pomembno potrditi, da je odobritelj odgovoren za področje, na katerega bo vplivala zahteva za spremembo. Na primer, etažni upravitelj ne bi smel biti sposoben odobriti zahteve za spremembo v zvezi s centralnim finančnim sistemom, saj za to področje ni odgovoren.
SmartAsset.