Zahvaljujoč napredku pisarniške tehnologije lahko izbirate med številnimi vrstami poslovnih sistemov za arhiviranje, ko poskušate ohraniti organizirane in varne pomembne datoteke. Vlaganje je eden najpogostejših načinov, kako podjetja shranjujejo evidence, spremljajo pomembne obrazce, hitro dostopajo do informacij in ščitijo podatke, ki morajo biti pogosto na voljo več let. Vrste poslovnega sistema arhiviranja, ki jih izberemo, so odvisne predvsem od oblike, v kateri bodo datoteke, od tega, kako je treba do njih dostopati in kakšne so zmogljivosti shranjevanja podjetja.
Najpogosteje mišljeni poslovni sistemi arhiviranja so samostojni kosi pisarniškega pohištva, kot so omare in predali. Ti so običajno izdelani iz kovine ali lesa in vsebujejo velike drsne predale, ki so dovolj veliki, da lahko sprejmejo več sto map in papirnatih datotek. Od malih podjetij do velikih poslovnih pisarn, najdemo fizične poslovne sisteme za arhiviranje v vseh oblikah in velikostih, da lahko sprejmejo vse vrste tiskanih datotek, ki jih je treba varno shraniti.
Druge pogosto uporabljene vrste poslovnih sistemov za arhiviranje so elektronski sistemi za shranjevanje datotek. Računalniški operacijski sistemi imajo v programsko opremo vgrajene zmožnosti elektronskega arhiviranja, da je to priročen način za zaščito datotek različnih velikosti in vrst. Datoteke lahko vključujejo besedilne dokumente, grafike in slike, programsko opremo ali spletne datoteke. Kadar koli se ustvari ali da v skupno rabo nova datoteka, se lahko podatki varno shranijo v navidezno mapo datotek, ki se lahko nahaja na trdem disku posameznega računalnika, se prenaša na zunanjem trdem disku ali shrani na virtualnem pogonu, ki ima dostop do interneta.
Drugi sistemi poslovnega arhiviranja, ki so pogosto del elektronskega področja vlaganja, so sistemi za upravljanje strank in prodajalcev. Podjetja, ki imajo veliko število strank in prodajalcev, lahko to spremljajo tako, da shranijo podatke o strankah in prodajalcih v tiskani ali elektronski obliki v posebni nastavitvi za upravljanje virov strank (CRM) ali upravljanje prodajalcev (VM). To omogoča, da odjemalec ali prodajalec shrani široko paleto datotek za hiter dostop na zahtevo.
S tehnologijo, ki izboljšuje postopke mnogih podjetij, druge vrste sistemov za poslovno arhiviranje vključujejo mobilne tehnologije, kot so pametni telefoni in ročni računalniki. Podjetniki na poti lahko s temi napravami ustvarjajo, nalagajo in delijo velike podatkovne datoteke. Podatke je mogoče nato elektronsko prenesti po e-pošti ali s povezavo prek interneta ali neposrednih kablov na domače ali pisarniške računalnike. Zaradi tega je veliko bolj priročno shranjevanje in dostop do datotek praktično od koder koli na svetu.
SmartAsset.