Zapisnik sestanka je pisni zapis glavnih obravnavanih tem in odločitev, sprejetih na sestanku. Na uradni seji upravnega odbora je sekretar običajno odgovoren za snemanje zapisnika seje, ki se nato šteje za pomembne pravne dokumente. Številne seje se začnejo s pregledom zapisnika z zadnje seje, ki je visoko na dnevnem redu seje. Če se udeleženci sestanka strinjajo, da zapisnik natančno odraža dogajanje na zadnjem sestanku, je uradno odobren na trenutni seji.
Oseba, ki je odgovorna za snemanje zapisnika sestanka, bo pogosto zapisala pomembne točke, ko se pojavijo med sestankom, na primer, o katerih pomembnih temah so se razpravljale, katere pomembne izjave in vprašanja je postavil in kdo, in kateri ukrepi ali naloge so se pojavile na sestanku in komu so bili dodeljeni. Te zapiske, napisane v stenografiji, nato vtipka v uradni dokument, včasih s strani osebe, ki ni zapisovalec, in dokument se hrani kot zapis napredka sestanka. Oseba, ki je določena za zapisnik, včasih tudi posname sestanek na magnetofon namesto ali poleg ročnega zapisovanja. Kaseto lahko nato priključite na diktafon, da se posnetek prepiše v uradni zapisnik.
Uradni zapisnik sestanka se običajno začne z navedbo imena podjetja ali organizacije; kraj, čas in datum sestanka; in seznam oseb, prisotnih na sestanku (udeležencev). Nato mora zapisnik v obliki odstavkov ali zaporednih točk navesti, katere teme so bile obravnavane na sestanku, napisan po vrstnem redu, v katerem so bile obravnavane. Ko posameznik izpostavi pomembno točko, je treba ime govornika pripisati točki, kot je zabeleženo v zapisniku. Parafraziranje govornikove točke je na splošno sprejemljivo v minutah namesto dobesednih citatov.
Ker vsega, kar je bilo povedano na sestanku, ni mogoče ali ne bi smelo vključiti v zapisnik, je dobro pravilo zagotoviti, da so vse uradne odločitve in sklepi, ki jih sprejme organizacija, največja prednostna naloga. V zapisnik seje je treba vključiti tudi vsa finančna poročila ali izjave, ki so bila predstavljena na sestanku, ali pravne zadeve, o katerih se razpravlja.
SmartAsset.